Hausgeld-Umlegen

Vorlage Nebenkostenabrechnung: Excel für Eigentumswohnung und Haus

Kurz gesagt: Für die Eigentumswohnung laden Sie die Excel-Vorlage kostenlos und ohne Anmeldung herunter und tragen die Zahlen aus Ihrer Hausgeldabrechnung ein. Für ein ganzes Haus sehen Sie das Ergebnis kostenlos online, das PDF kostet 19,90 €, oder Sie nutzen eine Excel-Vorlage für 7,90 €.

Stand: 25.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Sie vermieten eine Eigentumswohnung? Im Werkzeug wählen Sie die PDF-Datei der Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung aus, und es liest die Posten heraus. Die Datei bleibt auf Ihrem Gerät. Sie können die Posten auch selbst eintragen. Das Werkzeug trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten und rechnet Nachzahlung oder Guthaben des Mieters aus. Das Ergebnis sehen Sie kostenlos, ohne Anmeldung.

Zum Werkzeug

Vermieten Sie ein ganzes Haus, etwa ein Zweifamilienhaus, lesen Sie weiter bei der Vorlage für ein ganzes Haus. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt von der Hausverwaltung die Hausgeldabrechnung und muss daraus eine eigene Abrechnung für den Mieter machen. Dafür brauchen Sie keine Spezialsoftware. Eine Tabelle genügt, wenn sie die richtigen Spalten hat. Diese kostenlose Excel-Vorlage ist auf genau diesen Fall zugeschnitten: Sie rechnet mit den Zahlen der WEG-Einzelabrechnung, berücksichtigt den Zeitanteil bei Mieterwechsel und enthält eine Liste der Posten, die nicht in die Abrechnung gehören.

Download: Nebenkostenabrechnung Eigentumswohnung, Vorlage als Excel-Datei (.xlsx, rund 14 KB). Sie brauchen dafür keine Anmeldung und keine E-Mail-Adresse. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.

Vorlage für ein ganzes Haus (Zwei- und Mehrfamilienhaus)

Bei einem ganzen Haus gibt es keine Hausgeldabrechnung, Sie haben die Rechnungen selbst: Grundsteuer, Versicherung, Wasser, Müll und die übrigen Betriebskosten. Diese verteilen Sie auf alle Mietparteien. Ohne andere Vereinbarung im Mietvertrag gilt die Wohnfläche, Kosten mit erfasstem Verbrauch (zum Beispiel Wasser) werden nach Verbrauch verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung: 50 bis 70 % werden nach Verbrauch verteilt, der Rest nach Fläche, bei der Heizung auch nach umbautem Raum (§§ 7, 8 HeizkostenV). Die kostenlose Datei oben passt dafür nicht, weil sie nur einen Mieter und eine Wohnung kennt. Es gibt zwei Wege: das Ergebnis kostenlos online ansehen oder eine Excel-Vorlage gegen Gebühr.

  • Online rechnen: Mit dem Werkzeug Nebenkostenabrechnung erstellen tragen Sie Kosten, Schlüssel und Vorauszahlungen für bis zu acht Wohnungen ein. Die Berechnung und das Ergebnis sehen Sie kostenlos. Das fertige PDF für alle Mietparteien kostet einmalig 19,90 € je Haus und Abrechnungszeitraum. Wie es aussieht, zeigt ein Muster-PDF mit Beispieldaten.
  • Excel-Vorlage für das Haus: Auf der Seite Nebenkostenabrechnung erstellen können Sie eine Excel-Vorlage für bis zu acht Wohnungen und zwölf Mietparteien im Jahr herunterladen (unser eigenes Angebot, 7,90 € inklusive Umsatzsteuer). Die Vorlage verteilt die Kosten nach Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, Verbrauch oder Einzelbetrag und berücksichtigt Mieterwechsel tagesgenau. Heizkosten verteilt sie nicht nach der Heizkostenverordnung: Dafür tragen Sie den Betrag je Mietpartei aus der Abrechnung Ihres Messdienstes (der Firma, die Ihre Heizkostenverteiler abliest) ein.

Was die Vorlage für die Eigentumswohnung enthält

Die Datei hat drei Blätter.

  • Abrechnung: Kopfdaten zu Vermieter, Mieter und Mietobjekt, Abrechnungszeitraum und Mietzeitraum, danach eine Tabelle mit den Kostenarten aus § 2 BetrKV. Vorbelegt sind unter anderem Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung, Müll, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Versicherung, Hausmeister, Antenne oder Glasfaser und Rauchwarnmelder-Wartung. Die Beträge sind leer. Darunter stehen die Summe, die Vorauszahlungen und das Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben. Die Seite ist für den Druck auf A4 quer eingerichtet.
  • Nicht umlagefähig: Eine Liste typischer Posten aus der Hausgeldabrechnung, die Sie nicht an den Mieter weitergeben dürfen, jeweils mit Fundstelle.
  • Anleitung: Zwölf kurze Schritte, die zeigen, wo Sie welche Zahl in Ihrer Hausgeldabrechnung finden.

Gelb hinterlegte Zellen sind Eingabefelder, graue Zellen enthalten Formeln. Je Zeile berechnet die Vorlage den umlagefähigen Betrag aus dem Anteil der Wohnung und dem Prozentsatz, danach den Zeitanteil aus den Miettagen und den Tagen des Abrechnungszeitraums. Mit dem Schalter „zeitanteilig“ schalten Sie den Zeitanteil für einzelne Zeilen ab, zum Beispiel bei den Heizkosten.

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Legen Sie die Einzelabrechnung Ihrer Wohnung bereit, nicht nur die Gesamtabrechnung des Hauses.
  2. Tragen Sie Vermieter, Mieter und Mietobjekt ein, danach den Abrechnungszeitraum und den Mietzeitraum als Datum. Die Tage rechnet die Vorlage selbst.
  3. Schreiben Sie je Kostenart die Gesamtkosten in die dritte Spalte und den Verteilerschlüssel als Text in die vierte, zum Beispiel „Miteigentumsanteile 80/1.000“.
  4. Übernehmen Sie in die Spalte „Anteil Wohnung“ den Betrag, den die Einzelabrechnung als Ihren Anteil ausweist. Die Grundsteuer kommt aus Ihrem Bescheid.
  5. Tragen Sie bei den Heizkosten den Betrag laut Heizkostenabrechnung des Messdienstes ein. Der Schalter „zeitanteilig“ steht dort auf „Nein“, weil der Messdienst schon für den Mietzeitraum abgerechnet hat.
  6. Senken Sie bei gemischten Posten wie dem Hausmeister den Prozentsatz auf den umlagefähigen Anteil.
  7. Tragen Sie die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen des Mieters ein, nicht den vereinbarten Sollbetrag.
  8. Lesen Sie das Ergebnis ab, ergänzen Sie Zahlungsfrist und Kontoverbindung und drucken Sie die Abrechnung aus oder speichern Sie sie als PDF.

Ein Rechenbeispiel mit Zahlen finden Sie im Ratgeber Nebenkostenabrechnung Eigentumswohnung: Aufbau und Muster. Mit den dortigen Beispieldaten kommt die Vorlage auf einen Mieteranteil von 1.561,44 € und bei Vorauszahlungen von 990,00 € auf eine Nachzahlung von 571,44 €.

Worauf es formal ankommt

Das Gesetz schreibt keinen Aufbau vor, der Bundesgerichtshof aber Mindestangaben: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen (Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15, Rn. 10). Die Spalten der Vorlage sind danach aufgebaut. Lassen Sie keine davon leer, vor allem nicht den Verteilerschlüssel. Fehlt eine Mindestangabe, ist die Abrechnung formell unwirksam, und nach Ablauf der Jahresfrist können Sie eine Nachzahlung unter Umständen nicht mehr verlangen. Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Unter der Tabelle stehen zwei Hinweise für den Mieter: das Recht auf Einsicht in die Belege (§ 556 Abs. 4 BGB) und die Frist für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Dass sie in der Abrechnung stehen, ist keine Pflicht, schafft aber Klarheit. Ihre eigene Frist ist wichtiger: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Jahr 2025 ist das der 31.12.2026.

Typische Fehler bei der Eigentumswohnung

Der häufigste Fehler ist, die Hausgeldabrechnung Zeile für Zeile zu übernehmen. Sie enthält aber Kosten, die keine Betriebskosten sind: die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Reparaturen und die Kontoführung der Gemeinschaft (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Auch die Miete für Rauchwarnmelder können Sie nicht umlegen, nur deren Wartung, und die nur dann, wenn der Mietvertrag sie erfasst (BGH, Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20). Grundgebühren für Kabelfernsehen sind seit dem 01.07.2024 ebenfalls nicht mehr umlagefähig (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Das Blatt „Nicht umlagefähig“ fasst diese Fälle zusammen. Die ausführliche Erklärung steht im Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten in der Hausgeldabrechnung.

Zwei weitere Stolperstellen: Sie können nur Kostenarten umlegen, die der Mietvertrag nennt, besonders bei „Sonstigen Betriebskosten“ (Nr. 17). Und bei Mieterwechsel im Jahr müssen Sie die Kosten auf die Mietzeiten verteilen, nicht einfach dem aktuellen Mieter das ganze Jahr berechnen.

Grenzen der Vorlage

Die Vorlage ist ein Rechenblatt und keine Rechtsberatung. Sie rechnet mit den Zahlen, die Sie eintragen, und prüft nicht, ob die Hausgeldabrechnung stimmt oder ob Ihr Mietvertrag eine Umlage erlaubt. Sonderfälle wie einen im Mietvertrag abweichend vereinbarten Verteilerschlüssel müssen Sie selbst einrechnen. Die Heizkosten kommen fertig vom Messdienst. Die Vorlage verteilt sie nicht neu und rechnet die CO2-Kostenaufteilung nicht nach. Wenn Sie die Heizkosten selbst abrechnen, hilft die Excel-Vorlage für die Heizkostenabrechnung. Wenn die Abrechnung umstritten ist oder viel Geld auf dem Spiel steht, lassen Sie sie vor dem Versand von einem Mieterverein, einem Vermieterverband oder einem Rechtsanwalt ansehen.

Wer nicht selbst rechnen will

Wer nicht selbst rechnen will: Das Werkzeug auf der Startseite übernimmt die Zuordnung der Posten aus der Hausgeldabrechnung und erstellt die Abrechnung als PDF. Das Ergebnis sehen Sie kostenlos, das PDF ist kostenpflichtig. Die Excel-Vorlage bleibt in jedem Fall kostenlos nutzbar.

Welche Programme es außerdem gibt und was sie laut Anbieter kosten, zeigt der Vergleich von Nebenkostenabrechnung-Software.

Für ein ganzes Haus erklärt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung Mehrfamilienhaus selbst erstellen die Schritte. Das Werkzeug für das Haus rechnet Fläche, Personen, Verbrauch und Mieterwechsel tagesgenau für bis zu acht Wohnungen.

Häufige Fragen

Ist die Excel-Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Sie laden die Datei ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und dürfen sie für Ihre eigenen Abrechnungen beliebig oft verwenden. Die Datei ist eine .xlsx-Datei von rund 14 KB und lässt sich mit Excel, LibreOffice und Google Tabellen öffnen.

Gibt es eine Vorlage für ein ganzes Haus?

Ja, auf zwei Wegen. Das Online-Werkzeug „Nebenkostenabrechnung erstellen“ rechnet für bis zu acht Wohnungen. Das Ergebnis sehen Sie kostenlos, das fertige PDF für alle Mietparteien kostet einmalig 19,90 € je Haus und Abrechnungszeitraum. Auf der Seite des Online-Werkzeugs können Sie außerdem eine Excel-Vorlage fürs Haus für 7,90 € herunterladen. Die kostenlose Excel-Datei auf dieser Seite ist dagegen nur für die Eigentumswohnung gedacht.

Funktioniert die Vorlage auch für das Abrechnungsjahr 2025?

Ja. Sie tragen den Abrechnungszeitraum und den Mietzeitraum selbst ein, die Vorlage rechnet daraus die Tage und den Zeitanteil. Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).

Reicht die Vorlage als rechtssichere Abrechnung aus?

Sie enthält die Mindestangaben, die der Bundesgerichtshof verlangt: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung des Mieteranteils und Abzug der Vorauszahlungen (Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15, Rn. 10). Ob die Abrechnung im Einzelfall wirksam und inhaltlich richtig ist, hängt aber von Ihren Zahlen und Ihrem Mietvertrag ab. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Warum gibt es keine Zeile für die Verwaltervergütung?

Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten und dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Das Gleiche gilt für die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und für Reparaturen. Diese Posten stehen deshalb nur auf dem Blatt „Nicht umlagefähig“.

Kann ich die Heizkosten selbst in der Vorlage berechnen?

Nein. Die Vorlage übernimmt den Betrag aus der Heizkostenabrechnung des Messdienstes. Die Verteilung nach Heizkostenverordnung und die Aufteilung der CO2-Kosten rechnet sie nicht.

Quellen

Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit dem Werkzeug auf der Startseite. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Einzelfall hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

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