Hausgeld-Umlegen

Heizkostenabrechnung selbst erstellen: kostenlose Excel-Vorlage

Kurz gesagt: Die Vorlage rechnet Brennstoff, Warmwasseranteil, Verteilung nach Verbrauch und Fläche sowie die CO2-Aufteilung für bis zu sechs Nutzeinheiten. Sie tragen Kosten und Ablesewerte ein, die Formeln liefern je Mietpartei Nachzahlung oder Guthaben.

Stand: 20.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Sie vermieten eine Eigentumswohnung? Im Werkzeug wählen Sie die PDF-Datei der Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung aus, und es liest die Posten heraus. Die Datei bleibt auf Ihrem Gerät. Sie können die Posten auch selbst eintragen. Das Werkzeug trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten und rechnet Nachzahlung oder Guthaben des Mieters aus. Das Ergebnis sehen Sie kostenlos, ohne Anmeldung.

Zum Werkzeug

Wer ein Haus mit zentraler Heizung vermietet, muss die Heizkosten getrennt von den übrigen Betriebskosten und nach Verbrauch abrechnen. Das ist weniger kompliziert, als es klingt, wenn die Ablesewerte vorliegen. Diese kostenlose Excel-Vorlage ist für Häuser mit bis zu sechs Nutzeinheiten gebaut, zum Beispiel ein Zweifamilienhaus oder ein kleines Mehrfamilienhaus. Sie rechnet Brennstoffkosten, Warmwasseranteil, Verteilung und CO2-Aufteilung mit Formeln. Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand ist der 20.10.2026.

Download: Heizkostenabrechnung, Vorlage als Excel-Datei (.xlsx). Sie brauchen dafür keine Anmeldung und keine E-Mail-Adresse. Die Datei enthält Beispielwerte für ein Zweifamilienhaus, die Sie überschreiben.

Wann Sie selbst abrechnen dürfen und müssen

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) verpflichtet den Gebäudeeigentümer, den Verbrauch der Nutzer zu erfassen und die Kosten danach zu verteilen (§§ 4, 6). Wer abrechnet, ist nicht vorgeschrieben. Sie können die Abrechnung selbst erstellen oder einem Messdienst überlassen, der auch die Geräte abliest. Selbst abrechnen können Sie, sobald Zähler oder Heizkostenverteiler abgelesen sind.

Eine Ausnahme enthält § 2: Bei Gebäuden mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen, geht eine abweichende Vereinbarung im Mietvertrag der Verordnung vor. Haben Sie dort etwa die Verteilung nach Fläche oder eine Pauschale vereinbart, gilt das. Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber Heizkostenabrechnung im Zweifamilienhaus. Fehlt eine solche Vereinbarung, rechnen Sie nach der Verordnung ab.

Was die Vorlage rechnet

Die Datei hat vier Blätter: Anleitung, Kosten, Verteilung und CO2-Kosten. Gelbe Zellen sind Eingabefelder, graue enthalten Formeln. Der Blattschutz hat kein Passwort.

  1. Kosten: Sie tragen den Brennstoff ein, bei Heizöl oder Pellets als Anfangsbestand plus Zukäufe minus Endbestand, bei Gas oder Fernwärme laut Jahresrechnung. Dazu kommen die Kosten nach § 7 Abs. 2: Betriebsstrom, Wartung, Messungen nach dem Immissionsschutzrecht, Miete und Eichung der Messgeräte, Ablesung und Reinigung. Reparaturen gehören nicht dazu.
  2. Warmwasser abtrennen: Erwärmt dieselbe Anlage auch das Wasser, trennt die Vorlage den Warmwasseranteil ab (§ 9). Die Wärmemenge Q soll ein Wärmezähler messen. Ist das unzumutbar aufwendig, gilt Q = 2,5 × V × (tw − 10) mit der gemessenen Warmwassermenge V in Kubikmetern und der mittleren Temperatur tw in Grad. Je nach Fall wird Q korrigiert: bei Erdgas, das nach Brennwert abgerechnet wird (der Normalfall auf der Gasrechnung), mal 1,11, bei eigenständiger gewerblicher Wärmelieferung wie Fernwärme geteilt durch 1,15, bei einer monovalenten Wärmepumpe mal 0,30. Q geteilt durch den gesamten Energieverbrauch ergibt den Anteil des Warmwassers. Die Kosten des Kaltwassers für die Warmwasserbereitung kommen dazu (§ 8 Abs. 2).
  3. Verteilung: Sie wählen 50/50, 60/40 oder 70/30. Die erste Zahl ist der Anteil nach Verbrauch, die zweite der Anteil nach Wohnfläche. Die Verordnung erlaubt 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch (§§ 7, 8). Die Grundkosten werden nach Wohnfläche und Tagen verteilt, die Verbrauchskosten nach den Ablesewerten.
  4. CO2-Kosten: Sie tragen die CO2-Kosten und die CO2-Menge aus der Brennstoffrechnung sowie die Wohnfläche ein. Die Vorlage teilt die Menge durch die Fläche, ordnet eine der zehn Stufen der Anlage zum Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz zu und verteilt den Vermieteranteil auf die Mietparteien. Bei einer Wärmepumpe fallen keine CO2-Kosten an, dort wählen Sie „Nein“.
  5. Ergebnis: Je Mietpartei zeigt die Verteilung Heizkosten, Warmwasserkosten, Entlastung durch den Vermieteranteil, Vorauszahlungen und Nachzahlung oder Guthaben.

Rechenbeispiel aus der Vorlage

Ein Zweifamilienhaus, Wohnungen mit 95 und 80 m², Erdgas, Abrechnungsjahr 2025. Brennstoffrechnung 3.150 €, weitere Kosten 621 €, Wasser für das Warmwasser 312 €. Verbraucht wurden 30.000 kWh Gas und 80 m³ Warmwasser bei 60 °C. Q beträgt 2,5 × 80 × 50 × 1,11 = 11.100 kWh, das sind 37 Prozent der Energie. Verteilt wird 70/30. Der CO2-Ausstoß liegt bei 5.442 kg, also 31,1 kg je m² und Jahr. Das ist Stufe 5: Der Mieter trägt 60 Prozent der CO2-Kosten, der Vermieter 40 Prozent.

Wohnung 1 Wohnung 2
Heiz- und Warmwasserkosten 2.344,38 € 1.738,58 €
abzüglich CO2-Anteil Vermieter 82,01 € 60,45 €
Summe zu tragen 2.262,37 € 1.678,13 €
Vorauszahlungen 2.000,00 € 1.500,00 €
Nachzahlung 262,37 € 178,13 €

Die Zahlen sind ausgedacht. Wir haben sie unabhängig nachgerechnet und mit unserem Werkzeug verglichen, das Ergebnis stimmt auf den Cent.

Pflichtangaben und Frist

Beruht die Abrechnung auf dem Verbrauch, müssen Sie nach § 6a Abs. 3 weitere Informationen mitteilen: Anteil der Energieträger, erhobene Steuern und Abgaben, Entgelte für die Messgeräte, Kontaktadressen von Verbraucherorganisationen, den Hinweis auf Streitbeilegung, einen Vergleich mit dem Durchschnittsnutzer und den grafischen Vergleich des witterungsbereinigten Verbrauchs mit dem Vorjahr. Die Vorlage enthält diese Angaben nicht. Fehlen sie, kann der Mieter seinen Anteil um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 3). Bei Gas, Öl, Flüssiggas oder Fernwärme muss die Abrechnung außerdem die CO2-Aufteilung ausweisen, sonst gilt dasselbe (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Mehr dazu im Ratgeber CO2-Kosten aufteilen.

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für 2025 ist das der 31.12.2026. Lesen Sie dazu auch Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025.

Kürzungsrecht bei Fehlern

Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl die Verordnung es verlangt, darf der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1). Bei 2.000 € Anteil wären das 300 €. Ohne Zähler ist das nur in den Ausnahmen der §§ 1, 2 und 11 zulässig, siehe Heizkostenabrechnung ohne Zähler. Daneben gibt es 3 Prozent bei nicht fernablesbaren Geräten. Die Frist dazu steht im Ratgeber Fernablesbare Zähler: Pflicht bis 31.12.2026.

Grenzen einer Excel-Vorlage

Die Vorlage ist ein Rechenblatt und keine Rechtsberatung. Sie rechnet mit den Zahlen, die Sie eintragen, und prüft nicht, ob Ihr Mietvertrag eine Kostenart oder einen Schlüssel zulässt. Nicht abgebildet sind geschätzte Verbrauchswerte bei Geräteausfall (§ 9a), Nutzerwechsel ohne Zwischenablesung, getrennte Anlagen für Heizung und Warmwasser, Nichtwohngebäude und die Sonderfälle des § 9 CO2KostAufG. Bei einem Mieterwechsel tragen Sie jede Mietpartei in einer eigenen Zeile mit ihren Tagen und der Zwischenablesung ein. Der Verbrauchsanteil darf nicht beliebig gewechselt werden: Ein einmal festgelegter Maßstab ändert sich nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 6 Abs. 4). Bei Streit oder hohen Beträgen lassen Sie die Abrechnung vor dem Versand von einem Mieterverein, einem Vermieterverband oder einem Rechtsanwalt prüfen. Die übrigen Betriebskosten behandelt die Excel-Vorlage für die Nebenkostenabrechnung.

Wer eine fertige Abrechnung braucht

Wie das fertige Dokument mit Beispielzahlen und Pflichtangaben aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Heizkostenabrechnung Muster für Vermieter.

Das Werkzeug Heizkostenabrechnung erstellen rechnet dieselbe Verteilung und ergänzt die Angaben nach § 6a. Das Ergebnis sehen Sie kostenlos. Wie das fertige PDF aussieht, zeigt ein Muster mit Beispieldaten (Zweifamilienhaus, Heizkostenabrechnung als Anlage, Aufdruck „MUSTER“). Das PDF mit Betriebskostenabrechnung und Heizkostenabrechnung für alle Mietparteien kostet einmalig 19,90 € je Haus und Abrechnungszeitraum. Die Excel-Vorlage bleibt in jedem Fall kostenlos nutzbar. Für Häuser mit mehreren Wohnungen zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung im Mehrfamilienhaus selbst erstellen, wie die übrigen Betriebskosten dazukommen.

Häufige Fragen

Ist die Excel-Vorlage für die Heizkostenabrechnung kostenlos?

Ja. Sie laden die Datei ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und dürfen sie für Ihre eigenen Abrechnungen beliebig oft nutzen. Sie öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.

Darf ich die Heizkosten als Vermieter selbst abrechnen, oder brauche ich einen Messdienst?

Die Heizkostenverordnung verlangt eine verbrauchsabhängige Abrechnung, aber keinen Messdienst. Wer die Ablesewerte hat, darf die Abrechnung selbst erstellen. Ohne Verbrauchserfassung durch Zähler oder Heizkostenverteiler lässt sich nach der Verordnung aber nicht ordnungsgemäß abrechnen (§§ 4, 6 HeizkostenV).

Was passiert, wenn ich nur nach Wohnfläche abrechne?

Rechnen Sie entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Kostenanteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Eine Ausnahme gilt nach § 2 für Häuser mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen. Dort geht eine abweichende Vereinbarung im Mietvertrag vor.

Bis wann muss die Heizkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Danach können Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen.

Reicht die Vorlage für eine vollständige Abrechnung?

Sie rechnet die Beträge. Die Informationen nach § 6a HeizkostenV, etwa zu Energieträgern, Steuern, Verbraucherstellen, dem Vergleich mit dem Vorjahr und der Schlichtung, enthält sie nicht. Sie müssen sie der Abrechnung selbst beifügen. Fehlen sie, kann der Mieter 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 3).

Quellen

Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit dem Werkzeug auf der Startseite. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Einzelfall hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

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