Ratgeber: Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung

Sachliche Erklärungen mit Fundstellen im Gesetz. Stand der Inhalte jeweils am Anfang des Textes.

• Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen: Was darf rein?

  Nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV, und nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Rücklage, Verwaltung und Reparaturen bleiben beim Eigentümer.

• Nebenkostenabrechnung aus der Hausgeldabrechnung erstellen (Schritt für Schritt)

  In acht Schritten von der Hausgeldabrechnung zur Abrechnung für den Mieter, mit Rechenbeispiel für einen Mieterwechsel.

• Nicht umlagefähige Kosten in der Hausgeldabrechnung

  Rücklage, Verwalter, Reparaturen, Bankgebühren: warum diese Posten beim Eigentümer bleiben, mit Fundstellen in BetrKV und WEG.

• Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025: 31.12.2026

  Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, bei Kalenderjahr 2025 also bis 31.12.2026. Danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen.

• Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung bei vermieteter Eigentumswohnung

  Der Grundsteuerbescheid kommt direkt an Sie, nicht über den Verwalter. Umlagefähig ist die Steuer, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Ab 2025 gelten die neuen Bescheide.

• Heizkosten aus der Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen

  Heizkosten dürfen Sie nicht nach Fläche pauschal verteilen. Die HeizkostenV schreibt Verbrauchsabrechnung vor. Wer dagegen verstößt, riskiert eine Kürzung um 15 Prozent.

• CO2-Kosten aufteilen bei vermieteter Eigentumswohnung

  Bei Gas und Heizöl trägt der Vermieter je nach CO2-Ausstoß des Gebäudes bis zu 95 Prozent der CO2-Kosten. Welche Angaben Sie dafür brauchen und was bei Fehlern droht.

• Umlageschlüssel bei der Eigentumswohnung: Miteigentumsanteile oder Wohnfläche?

  Die Hausgeldabrechnung verteilt meist nach Miteigentumsanteilen. Für den Mieter gilt zuerst der Mietvertrag, sonst der WEG-Schlüssel, und bei Widerspruch zum billigen Ermessen die Wohnfläche.

• Hausgeldabrechnung kommt zu spät: Was gilt für die Frist der Nebenkostenabrechnung?

  Die Zwölf-Monats-Frist läuft auch, wenn die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft fehlt. Auf einen Beschluss oder das Verschulden des Verwalters dürfen Sie sich nicht verlassen.

• Haushaltsnahe Dienstleistungen in der Nebenkostenabrechnung: Angaben für den Mieter nach § 35a EStG

  Mieter dürfen § 35a EStG nutzen, wenn ihr Anteil aus der Abrechnung hervorgeht oder bescheinigt wird. Die Angaben dafür liefert oft die Hausgeldabrechnung.

• Nebenkostenabrechnung bei vermieteter Eigentumswohnung: Aufbau und Muster

  Eine Abrechnung hat vier Bausteine: die Kosten, den Schlüssel, den Anteil des Mieters und den Abzug der Vorauszahlungen. Das Muster zeigt die Tabelle mit den Beispieldaten des Werkzeugs.

• Versicherungen aus der Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen

  Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude dürfen Sie umlegen, wenn der Mietvertrag Betriebskosten trägt. Prüfen Sie, welche Versicherungen die Gemeinschaft wirklich abgeschlossen hat.

• Mieterwechsel und Leerstand: Nebenkosten zeitanteilig auf zwei Mieter verteilen

  Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung für seine Mietzeit. Zeiten ohne Mieter bleiben bei Ihnen. Bei der Heizung brauchen Sie eine Zwischenablesung zum Wechseltag.

• Hausmeister, Gartenpflege und Winterdienst: Was Sie aus der Hausgeldabrechnung umlegen dürfen

  Hausmeister und Gartenpflege sind umlagefähig, Reparaturen und Verwaltung des Hausmeisters nicht. Hat der Hausmeister Gartenarbeit erledigt, dürfen Sie sie nicht noch einmal ansetzen.