Nebenkostenabrechnung bei vermieteter Eigentumswohnung: Aufbau und Muster

Stand: 19.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Für eine vermietete Eigentumswohnung gibt es keine amtliche Vorlage für die Nebenkostenabrechnung. Dieser Ratgeber zeigt, aus welchen Bausteinen sie besteht und wie ein Muster aussehen kann. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Was das Gesetz vorgibt

Über Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Dabei gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Auf Verlangen gewähren Sie Einsicht in die Belege (§ 556 Abs. 4 BGB).

Wie die Abrechnung gegliedert sein muss, steht dort nicht. Welche Anforderungen Gerichte an die Nachvollziehbarkeit stellen, wertet dieser Ratgeber nicht aus. Planen Sie deshalb so, dass ein Dritter jede Zahl ohne Rückfrage nachrechnen kann.

Die vier Bausteine

1. Gesamtkosten. Die Kosten, die auf Ihre Wohnung entfallen, geordnet nach den Kostenarten aus § 2 BetrKV. Sie stammen aus der Einzelabrechnung Ihrer Hausgeldabrechnung, die Grundsteuer aus Ihrem Bescheid (siehe Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung).
2. Umlagefähiger Anteil. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Rücklagenzuführung gehören nicht zu den Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Sie stehen nicht in der Abrechnung für den Mieter (siehe Nicht umlagefähige Kosten).
3. Verteilerschlüssel und Zeitanteil. Bei einem Mieter, der nur einen Teil des Jahres in der Wohnung wohnt, rechnen Sie den Anteil für seine Mietzeit aus. Den Schlüssel der Eigentümergemeinschaft haben Sie schon in der Einzelabrechnung (siehe Umlageschlüssel).
4. Abzug der Vorauszahlungen. Vom Mieteranteil ziehen Sie ab, was der Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich vorausgezahlt hat. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Muster mit den Beispieldaten des Werkzeugs

Die Tabelle zeigt die Spalten einer Abrechnung. Die Zahlen sind die Beispieldaten des Werkzeugs und wurden mit dessen Rechenbibliothek berechnet. Abrechnungszeitraum ist 01.01. bis 31.12.2025 (365 Tage), der Mietzeitraum 01.04. bis 31.12.2025 (275 Tage).

Darunter folgt der Abzug: Vorauszahlungen von 9 × 110,00 € = 990,00 €. Das Beispiel ergibt eine Nachzahlung von 571,44 €.

Beachten Sie die Heizkosten. Der Messdienst rechnet schon für den Mietzeitraum ab, deshalb gilt dort kein weiterer Zeitanteil (siehe Heizkosten aus der Hausgeldabrechnung).

Angaben, die in jede Abrechnung gehören

• Abrechnungszeitraum und Mietzeitraum, dazu die Zahl der Tage
• Anschrift der Wohnung, Name des Mieters, Ihr Name als Vermieter
• Der Verteilerschlüssel, den Sie angewendet haben
• Die Vorauszahlungen als Summe
• Das Ergebnis mit Hinweis auf Zahlungsfrist und Kontoverbindung

Mit dem Werkzeug

Auf der Startseite klicken Sie auf „Mit Beispiel ausprobieren“. Dann sehen Sie dieselbe Rechnung mit allen Spalten. Danach tragen Sie Ihre eigenen Posten ein. Das Werkzeug rechnet mit Ihren Angaben und markiert nicht umlagefähige Kosten. Ob der Mietvertrag eine Kostenart trägt, prüfen Sie selbst.

Häufige Fragen

Quellen

• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten
• § 1 BetrKV: Betriebskosten (Absatz 2: was nicht dazugehört)
• § 2 BetrKV: Aufstellung der Betriebskosten