Kautionsabrechnung erstellen: Mietkaution abrechnen und Zinsen berechnen

Mietkaution abrechnen: Was gilt nach dem Auszug

Die folgenden Abschnitte erklären die Regeln hinter dem Werkzeug. Sie sind allgemeine Information und keine Beratung zu Ihrem Fall. Die Aussagen beruhen auf dem Gesetzestext und auf Entscheidungen des Bundesgerichtshofs (BGH), die wir im Volltext gelesen haben. Am Ende stehen alle Quellen.

Frist: Wann muss die Kaution abgerechnet werden?

• Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Der Gesetzgeber hat bewusst keine Frist geregelt. Der Vermieter hat nach dem Mietende eine angemessene Frist, um zu entscheiden, ob und in welcher Weise er die Kaution zur Abdeckung seiner Ansprüche verwenden will. Wie lang sie ist, hängt vom Einzelfall ab. Der BGH hat Fristen von mehr als sechs Monaten als möglich bezeichnet (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05, Rn. 9 und 10).
• Die oft genannten „drei bis sechs Monate“ sind keine Vorgabe des BGH. Er hält die Frist für nicht allgemein bestimmbar (BGH, Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17, Leitsatz a und Rn. 20).
• Fälligkeit: Der Anspruch des Mieters auf Auszahlung wird fällig, wenn ihm die Abrechnung zugeht (BGH, VIII ZR 141/17, Leitsatz c). Eine Willenserklärung wird erst mit dem Zugang wirksam (§ 130 BGB). Deshalb lohnt es sich, den Zugang beweisen zu können, etwa durch Einwurf-Einschreiben oder Übergabe mit Zeugen. Die Versandart ist unsere praktische Empfehlung, kein Gebot aus einem Urteil.
• Rechnet der Vermieter nicht rechtzeitig ab, kann der Mieter seinerseits mit seinem fälligen Anspruch auf Rückzahlung der Kaution aufrechnen (BGH, VIII ZR 141/17, Leitsatz d).

Zinsen auf die Mietkaution

• Der Vermieter muss die Kaution bei einem Kreditinstitut zu dem für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz anlegen. Die Anlage muss vom Vermögen des Vermieters getrennt erfolgen, die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB). Im Studenten- oder Jugendwohnheim gilt das nicht (Satz 5).
• Hauptweg ist der Kontostand laut Bank. Was auf dem Kautionskonto aufgelaufen ist, gehört dem Mieter. Das Werkzeug nimmt deshalb zuerst den Kontostand. Das Gesetz verlangt den üblichen Zins, nicht den bestmöglichen.
• Selbst berechnen: Fehlen Bankdaten oder war die Kaution nicht angelegt, rechnet das Werkzeug tagesgenau mit jährlicher Gutschrift und Zinseszins. Weil die Erträge die Sicherheit erhöhen, behandelt es sie wie Kapital. Eine ausdrückliche gesetzliche Aussage dazu, dass Zinseszins geschuldet ist, haben wir nicht gefunden. Das Ergebnis ist deshalb ein Berechnungsvorschlag und kein Gesetzeswert. Das Schreiben legt die Methode offen. Zinsen werden für jeden Kalendertag berechnet: Jahreszins geteilt durch 365 Tage (im Schaltjahr 366).
• Steuern: Nach dem BMF-Schreiben vom 16.05.2025 fließen die Zinsen dem Mieter zu, sobald sie auf dem Konto fällig werden, und sind vom Mieter zu versteuern. Kennt die Bank den Mieter als Treugeber, stellt sie die Steuerbescheinigung auf den Namen des Mieters aus. Kennt sie nur das Treuhandverhältnis, lautet sie auf den Vermieter mit dem Vermerk „Treuhandkonto“. In beiden Fällen gibt der Vermieter sie dem Mieter weiter. Bei einem Sammelkonto für mehrere Mieter hat der Vermieter eine Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung abzugeben (BMF-Schreiben, Rn. 17 bis 20). Das Werkzeug berechnet keine Steuern.
• Verträge vor 1983: Die Pflicht zur Verzinsung gilt für frei finanzierten Wohnraum erst seit dem 01.01.1983. In einem älteren Formularvertrag hielt ein Zinsausschluss einer gerichtlichen Prüfung stand (BGH, Hinweisbeschluss vom 21.08.2018, VIII ZR 92/17, kein Urteil). Das Werkzeug berechnet dort keine Zinsen selbst.

Aufrechnung: Forderungen mit der Kaution verrechnen

• Der Vermieter darf nach dem Ende des Mietverhältnisses auch mit streitigen Forderungen gegen den Anspruch des Mieters auf Rückzahlung der Kaution aufrechnen. Klagt der Mieter auf Rückzahlung, muss der Vermieter seine Forderungen darlegen und beweisen (BGH, VIII ZR 141/17, Leitsatz c, Rn. 26 bis 28). Im laufenden Mietverhältnis ist das bei streitigen Forderungen nicht erlaubt (BGH, Urteil vom 07.05.2014, VIII ZR 234/13).
• Die Aufrechnung erfolgt durch Erklärung und ist unwirksam, wenn sie unter einer Bedingung erklärt wird (§ 388 BGB). Sie wirkt, soweit sich die Forderungen decken (§ 389 BGB). Bei mehreren Forderungen kann der Aufrechnende bestimmen, welche gegeneinander aufgerechnet werden (§ 396 BGB). Das Werkzeug rechnet in der Reihenfolge Ihrer Eingabe.
• Ist die Summe der Forderungen größer als das Guthaben, deckt die Kaution nur einen Teil. Der Rest ist eine Forderung gegen den Mieter, das Werkzeug zeigt ihn als Restforderung.
• Verjährung: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten ab Rückerhalt der Wohnung (§ 548 Abs. 1 BGB), andere Ansprüche regelmäßig in drei Jahren ab dem Jahresende (§ 195 BGB, § 199 BGB). Der Mieter muss sich auf die Verjährung berufen (§ 214 BGB). Für Schadensersatz wegen Beschädigung hat der BGH bei einer Barkaution entschieden, dass der Vermieter in der Kautionsabrechnung typischerweise auch nach Ablauf der sechs Monate noch aufrechnen kann (BGH, Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23). Für andere Forderungen, etwa verjährte Betriebskostennachforderungen, ist das nicht entschieden. Das Werkzeug prüft die Verjährung nicht, es warnt nur bei Forderungen, die älter als drei Jahre sind.

Einbehalt, wenn die Betriebskostenabrechnung noch aussteht

• Die Kaution sichert alle Ansprüche aus dem Mietverhältnis, auch noch nicht fällige. Dazu gehört eine Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung, die erst nach dem Auszug erstellt werden kann.
• Der BGH hat es gebilligt, dass der Vermieter „die Kaution beziehungsweise einen angemessenen Teil davon“ bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist einbehält, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist. Im entschiedenen Fall waren das 450 Euro für eine Abrechnung, die sich später auf 263,33 Euro belief (BGH, VIII ZR 71/05, Rn. 11, 15). Eine allgemeine Höhe oder ein Vielfaches der Vorauszahlung nennt der BGH nicht. Deshalb schlägt das Werkzeug keinen Betrag vor.
• Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Ob der Vermieter diese volle Jahresfrist für den Einbehalt ausschöpfen darf, hat der BGH nicht entschieden. Das Werkzeug zeigt Ihnen das Fristende als reine Datumsrechnung.
• Den Teil, der nicht gebraucht wird, zahlt der Vermieter nach der Abrechnung aus. Der Einbehalt wird nicht verrechnet. Er wird erst mit der Betriebskostenabrechnung abgerechnet. Zu hoch oder zu lang angesetzt kann er Ansprüche des Mieters auslösen. Das Werkzeug begrenzt den Einbehalt auf das Guthaben, das nach den Aufrechnungen übrig ist.
• Parteien können den Sicherungszweck der Kaution im Vertrag einschränken. Lesen Sie deshalb die Kautionsabrede in Ihrem Mietvertrag.

Was in eine Kautionsabrechnung gehört

Das Gesetz schreibt keine Form vor. Der BGH verlangt aber, dass der Vermieter innerhalb der Frist erklärt, ob und welche Ansprüche er erhebt, und dass er seine Forderungen im Einzelnen bezeichnet und der Kautionsrückzahlung gegenüberstellt (BGH, VIII ZR 141/17, Rn. 20 bis 25; § 259 BGB: geordnete Zusammenstellung, Belege soweit üblich). Das Schreiben, das dieses Werkzeug erstellt, enthält:

1. Vermieter, Mieter, Mietobjekt, Mietende und Rückgabedatum
2. Kaution mit Einzahlungsterminen und Kautionskonto
3. Zinsen mit Zeitraum, Quelle oder Rechenweg, dazu die Angabe zur Steuerbescheinigung
4. das Guthaben aus Kaution und Zinsen
5. jede Forderung einzeln mit Bezeichnung und Betrag, dazu eine unbedingte Aufrechnungserklärung
6. den Einbehalt als eigene Zeile mit Zeitraum, Betrag, Ihrem Abrechnungstermin (wenn Sie einen zusagen) und der Zusage, den Rest nach der Abrechnung auszuzahlen
7. die ausdrückliche Angabe, ob weitere Ansprüche vorbehalten bleiben
8. den Auszahlungsbetrag oder die Restforderung

Wer abrechnet, ohne sich weitere Ansprüche vorzubehalten, bringt nach dem BGH zum Ausdruck, dass sich sein Verwertungsinteresse auf die aufgeführten Forderungen beschränkt (BGH, VIII ZR 141/17, Leitsatz b).

Was das Werkzeug nicht abdeckt

• Gewerberaum, preisgebundener Wohnraum (Sozialwohnung) und Mietverhältnisse, die noch laufen.
• Mietkautionsbürgschaft, Kautionsversicherung und ein verpfändetes Sparbuch. Dort gibt es keinen Geldbetrag, der verzinst und ausgezahlt wird, sondern eine Urkunde oder ein Pfandrecht, das freigegeben wird (§ 1223 BGB, § 1273 BGB).
• Besonderheiten wie Eigentümerwechsel, Erbfall, Insolvenz oder Pfändung.
• Die Prüfung, ob Ihre Forderungen bestehen, verjährt sind oder ob Ihr Mietvertrag etwas anderes regelt.

Bei Zweifeln wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder einen Haus- und Grundbesitzerverein.

Bittet der ausgezogene Mieter um eine Bescheinigung, dass er die Miete gezahlt hat, finden Sie auf der Seite Mietschuldenfreiheitsbescheinigung Hinweise und ein kostenloses Formular. Die Mängel und Zählerstände beim Auszug halten Sie im Wohnungsübergabeprotokoll fest.

Quellen

• BGB auf gesetze-im-internet.de: § 551 (Mietsicherheit), § 556 (Abrechnung der Betriebskosten), § 548 (Verjährung), § 388, § 389, § 396 (Aufrechnung), § 259 (Rechenschaft), § 130 (Zugang)
• BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05 (Einbehalt wegen ausstehender Nebenkostenabrechnung, Frist)
• BGH, Urteil vom 07.05.2014, VIII ZR 234/13 (keine Verwertung wegen streitiger Forderungen im laufenden Mietverhältnis)
• BGH, Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17 (Abrechnung der Kaution, Fälligkeit, Vorbehalt)
• BGH, Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23 (Aufrechnung mit Schadensersatz nach sechs Monaten)
• BGH, Hinweisbeschluss vom 21.08.2018, VIII ZR 92/17 (Zinsausschluss in Altvertrag)
• BMF-Schreiben vom 16.05.2025, Steuerbescheinigungen nach § 45a Abs. 2 und 3 EStG, Rn. 17 bis 20
• Bundesbank-Zeitreihe SUD105 (Einlagen privater Haushalte, Kündigungsfrist bis 3 Monate), Deutsche Bundesbank, Abruf 20.10.2026

Verantwortlich für den Inhalt: Bastian Glasser. Betreiber: Talerbox GmbH i. L., siehe Impressum.

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