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Wohnungsübergabeprotokoll online ausfüllen

Kurz gesagt: Nein, ein Übergabeprotokoll ist keine Pflicht. Es ist aber Ihr wichtigstes Beweismittel, weil es festhält, in welchem Zustand die Wohnung bei Einzug und Auszug war. Das BGB verlangt nur, dass der Mieter die Wohnung zurückgibt (§ 546 Abs. 1 BGB), und erwähnt ein Protokoll nicht.

Stand: 24.10.2026. Rechtsgrundlagen: §§ 195, 199, 214, 538, 546, 548, 551, 556, 556a BGB und § 9b HeizkostenV (gesetze-im-internet.de), BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05. „Rn.“ bedeutet Randnummer, also die Nummer eines Absatzes im Urteil.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Das Formular trägt Ihre Angaben in ein festes Muster ein. Es prüft nicht, ob die Angaben stimmen, und es bewertet keine Mängel rechtlich. Ihre Eingaben verlassen Ihren Browser nicht. Ihr Gerät speichert sie nur, wenn Sie das Kästchen „Eingaben auf diesem Gerät speichern“ ankreuzen.

Einzug oder Auszug

Art der Übergabe

Beim Einzug halten Sie den Ausgangszustand fest: jeden vorhandenen Mangel, die Zählerstände und die übergebenen Schlüssel. Damit können Sie beim Auszug vergleichen.

Beteiligte und Wohnung

Bei mehreren Vermietern tragen Sie alle Namen in dieses Feld ein, bei einer Hausverwaltung den Namen der Verwaltung.

Mieter

Tragen Sie die Mieter ein, die an der Übergabe teilnehmen. Es passen bis zu 2 Mieter auf ein Protokoll.

Weitere Anwesende und Zeugen (optional)

Zum Beispiel ein Nachbar, eine Hausverwaltung oder ein Handwerker. Jede Person bekommt im PDF eine eigene Unterschriftszeile. Bis zu 4 Personen.

Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie das Datum im Ausdruck von Hand eintragen.

Räume und Zustand

Gehen Sie Raum für Raum durch. Wählen Sie bei jedem Raum selbst den Zustand aus. Eine Voreinstellung gibt es absichtlich nicht. Räume lassen sich umbenennen, hinzufügen und entfernen. Bis zu 30 Räume, je Raum bis zu 12 Mängel.

Zählerstände und Schlüssel

Zählerstände

Notieren Sie Zählernummer und Stand mit Einheit, zum Beispiel „12345,6 kWh“. Für jeden Heizkostenverteiler (das Messgerät am Heizkörper) legen Sie eine eigene Zeile an. Zeilen ohne Zählernummer und Stand übernimmt das PDF nicht. Bis zu 20 Zeilen.

Schlüssel

Tragen Sie ein, welche Schlüssel Sie übergeben oder zurückerhalten, mit Anzahl und, wenn vorhanden, der Nummer. Bis zu 15 Zeilen.

Weitere Angaben

Halten Sie nur fest, was beide Seiten wirklich vereinbart haben. Pauschale Sätze wie „Wohnung ist mängelfrei“ gehören nicht hierher.

Fotos nicht vergessen. Machen Sie Fotos mit Datum von allen Räumen und von jedem Mangel und legen Sie sie dem Protokoll bei. Die Unterschriftszeilen bleiben im PDF leer: Drucken Sie das Protokoll aus und unterschreiben Sie es vor Ort. Jeder Beteiligte erhält ein Exemplar.

Wie es nach der Übergabe weitergeht

Nach dem Einzug. Für seine Anmeldung bestätigen Sie dem Mieter den Einzug (Wohnungsgeberbestätigung). Die Kaution legen Sie getrennt von Ihrem Vermögen an.

Leere Vorlage zum Ausdrucken

Leere Vorlage des Wohnungsübergabeprotokolls

Sie möchten das Protokoll lieber vor Ort von Hand ausfüllen? Die leere Vorlage (PDF) hat drei Seiten. Darauf stehen acht Räume, Zähler, Schlüssel, Platz für die neue Anschrift und Unterschriftszeilen. Sie gilt für Einzug und Auszug, kostet nichts und braucht kein Konto.

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Nein. Der Mieter muss die Wohnung nach dem Ende des Mietverhältnisses zurückgeben (§ 546 Abs. 1 BGB). Wie die Übergabe abläuft und ob ein Protokoll geführt wird, sagt das BGB nicht. Wir haben die Gesetzestexte von BGB und Heizkostenverordnung am 24.10.2026 nach dem Wort „Protokoll“ durchsucht und keine Vorschrift zur Wohnungsübergabe gefunden. Ob Ihr Mietvertrag etwas anderes vorsieht, lesen Sie dort nach.

Sinnvoll ist ein Protokoll trotzdem. Streit nach dem Auszug dreht sich häufig darum, ob ein Schaden schon vorher da war oder während der Mietzeit entstanden ist. Ein Protokoll, das beide Seiten bei Einzug und bei Auszug unterschrieben haben, beantwortet diese Frage am einfachsten. Das ist ein praktischer Rat, keine Rechtsvorschrift.

Was die Unterschrift bedeutet

Wer das Protokoll unterschreibt, bestätigt damit, dass es den Zustand der Wohnung richtig wiedergibt. Im Streit kann das Protokoll deshalb als Beweismittel gegen den verwendet werden, der es unterschrieben hat. Wie weit diese Wirkung im Einzelfall reicht, entscheiden die Gerichte. Eine feste Regel dazu steht nicht im Gesetz, und wir stützen uns hier auf kein einzelnes Urteil. Für Sie als Vermieter heißt das:

  • Beschreiben Sie, was Sie sehen. Schreiben Sie keine Pauschalsätze wie „Wohnung in einwandfreiem Zustand übergeben“ ins Protokoll. Ein solcher Satz kann gegen Sie sprechen, wenn Sie später einen Mangel entdecken.
  • Halten Sie auch Streitiges fest. Das Formular bietet beim Auszug die Zuordnung „Strittig“. So steht der Punkt im Protokoll und ist als ungeklärt erkennbar.
  • Nehmen Sie Mängel aus, die man nicht sehen konnte. Im PDF steht über den Unterschriften, dass das Protokoll Mängel, die bei der Übergabe nicht erkennbar waren, nicht erfasst. Beim Auszug steht dort außerdem, dass Kaution und Betriebskosten gesondert abgerechnet werden. Ob Sie einen später entdeckten Mangel noch durchsetzen können, hängt vom Einzelfall ab. Die sechsmonatige Verjährung beginnt auch für solche Mängel mit dem Rückerhalt der Wohnung (§ 548 Abs. 1 Satz 2 BGB).

Auszug: Mängel richtig zuordnen

Verändert oder verschlechtert sich die Wohnung durch den vertragsgemäßen Gebrauch, muss der Mieter dafür nicht einstehen (§ 538 BGB). Welche Spuren das sind, zählt das Gesetz nicht auf. Wo die Grenze zum Schaden verläuft, ist im Einzelfall oft streitig. Das Formular bietet beim Auszug deshalb für jeden Mangel drei Zuordnungen zur Auswahl:

  • Vom Mieter zu beheben: Sie sehen einen Schaden, den Sie dem Mieter zurechnen.
  • Strittig: Die Beteiligten sind sich nicht einig.
  • Normale Abnutzung (§ 538 BGB): Eine Spur, für die der Mieter nicht einstehen muss.

Zusätzlich tragen Sie bei jedem Mangel ein, wer ihn bis wann behebt. Die Zuordnung ist die Einschätzung bei der Übergabe. Ob der Mieter am Ende zahlen muss, hängt davon ab, ob er den Schaden zu vertreten hat, und das prüfen Sie nach dem Termin, im Zweifel mit Haus & Grund oder einem Rechtsanwalt. Streichen und Renovieren richtet sich nach dem Mietvertrag und dem Gesetz. Das Protokoll ändert daran nichts.

Sechs Monate Zeit für Schadensersatz

Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten. Die Frist beginnt, sobald der Vermieter die Wohnung zurückerhält (§ 548 Abs. 1 Satz 1 und 2 BGB). Ist die Frist abgelaufen, darf der Mieter die Zahlung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB). Prüfen Sie Ihr Protokoll deshalb zügig nach dem Auszug und kümmern Sie sich rechtzeitig um Ihre Ersatzansprüche. Wie Sie den Ablauf der Frist aufhalten können, klären Sie im Zweifel mit einem Rechtsanwalt oder Haus & Grund.

Kaution nach dem Auszug

Die Kaution rechnen Sie nach dem Auszug ab. Eine feste Frist wie „drei bis sechs Monate“ nennt das Gesetz dafür nicht. Nach dem Bundesgerichtshof (BGH) steht dem Vermieter eine angemessene Frist zu, in der er sich entscheiden kann, ob und wie er die Kaution für seine Ansprüche verwendet. Wie lang sie ist, hängt vom Einzelfall ab, und mehr als sechs Monate können angemessen sein (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05, Rn. 9 und 10).

Sie müssen die Kaution getrennt von Ihrem Vermögen bei einem Kreditinstitut (einer Bank) anlegen, wenn Sie mit dem Mieter keine andere Anlageform vereinbart haben. Die Erträge (etwa Zinsen) stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB). Mit dem Kautionsabrechnungs-Werkzeug rechnen Sie Zinsen und Abzüge zusammen, mit dem Zinsrechner nur die Zinsen.

Zählerstände sauber notieren

Die Zählerstände brauchen Sie für die Abrechnung beim Mieterwechsel. Notieren Sie Zählernummer, Stand mit Einheit und das Datum, bei Heizkostenverteilern den Stand je Gerät.

  • Heizung und Warmwasser: Wechselt der Mieter mitten im Abrechnungszeitraum (dem Zeitraum, für den abgerechnet wird), muss der Gebäudeeigentümer die Messgeräte der betroffenen Räume ablesen (Zwischenablesung, § 9b Abs. 1 HeizkostenV). Betreut eine Messfirma (Messdienst) die Geräte, teilen Sie ihr den Wechsel rechtzeitig mit. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder wegen des Zeitpunkts des Wechsels aus technischen Gründen nicht genau genug, werden die gesamten Kosten nach den Maßstäben aufgeteilt, die für die übrigen Kosten gelten: beim Wärmeverbrauch nach Gradtagszahlen (eine Tabelle mit Erfahrungswerten, welchen Anteil des Jahresverbrauchs jeder Monat im Durchschnitt hat) oder zeitanteilig, beim Warmwasser zeitanteilig (§ 9b Abs. 2 und 3 HeizkostenV).
  • Kaltwasser: Kosten, die vom erfassten Verbrauch abhängen, zum Beispiel für Kaltwasser mit Wohnungszählern, müssen Sie nach einem Maßstab umlegen, der den unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt, wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, abweichend davon der Maßstab der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB). Der Stand zum Wechsel hilft Ihnen bei der Aufteilung.
  • Strom und Gas: Hat der Mieter selbst einen Vertrag mit dem Versorger, meldet er seinen Stand dort. Der Stand im Protokoll ist dann ein gemeinsamer Nachweis.
  • Frist für die Betriebskostenabrechnung: Sie müssen die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Danach können Sie keine Nachforderung mehr stellen, wenn Sie die Verspätung zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB).

Die Abrechnung erstellen Sie auf der Startseite (vermietete Eigentumswohnung), unter Nebenkostenabrechnung erstellen (Haus) und unter Heizkostenabrechnung erstellen.

Fotos, Zeugen, Schlüssel und neue Anschrift

  • Fotos: Fotografieren Sie jeden Raum und jeden Mangel, mit eingeschaltetem Datum oder Zeitstempel der Kamera. Nummerieren Sie die Fotos und vermerken Sie unter „Sonstige Vereinbarungen“, welche Nummern beiliegen.
  • Zeugen: Eine neutrale Person, die bei der Übergabe dabei war, kann später bestätigen, was besprochen wurde. Tragen Sie sie als weitere Person ein, dann hat sie im PDF eine eigene Unterschriftszeile.
  • Schlüssel: Zählen Sie die Schlüssel beim Einzug und beim Auszug und tragen Sie Anzahl und Nummern ein. So sehen Sie später, ob alle zurückgegeben wurden.
  • Neue Anschrift: Beim Auszug fragen Sie nach der neuen Anschrift. Sie brauchen sie, um dem Mieter die Kautionsabrechnung und die Betriebskostenabrechnung zuzustellen.

Was das Formular nicht leistet

Das PDF enthält keine digitale Signatur, die Unterschriftszeilen bleiben leer. Das Formular prüft nicht, ob Ihre Angaben stimmen, und es ersetzt weder eine Besichtigung noch Fotos. Mietrechtliche Fragen im Einzelfall, etwa zu Schönheitsreparaturen (etwa Streichen und Tapezieren) oder zur Schadenshöhe, klären Sie mit Haus & Grund oder einem Rechtsanwalt.

Häufige Fragen

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Nein. Das BGB verpflichtet den Mieter, die Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses zurückzugeben (§ 546 Abs. 1 BGB). Ein Protokoll schreibt es nicht vor, und auch in der Heizkostenverordnung steht dazu nichts. Es ist ein Beweismittel, das hilft, Streit nach dem Auszug zu vermeiden oder zu klären. Ob Ihr Mietvertrag ein Protokoll vorsieht, lesen Sie dort nach.

Was tun, wenn der Mieter das Protokoll nicht unterschreiben will?

Ein Gesetz, das ihn dazu zwingt, haben wir nicht gefunden. Vermerken Sie im Protokoll, dass er die Unterschrift verweigert hat, tragen Sie einen Zeugen als weitere Person ein und lassen Sie den Zeugen unterschreiben. Ergänzen Sie das Protokoll um Fotos mit Datum. Ob das im Streit genügt, hängt vom Einzelfall ab.

Wie lange kann der Vermieter nach dem Auszug noch Schäden geltend machen?

Sechs Monate. Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach dieser Zeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem der Vermieter die Wohnung zurückerhält (§ 548 Abs. 1 Satz 1 und 2 BGB). Danach darf der Mieter die Zahlung verweigern, wenn er sich auf die Verjährung beruft (§ 214 Abs. 1 BGB).

Wie lange sollte ich das Protokoll aufbewahren?

Mindestens so lange, bis die Fristen für Ansprüche aus dem Mietverhältnis abgelaufen sind. Für Ersatzansprüche wegen Schäden sind das sechs Monate nach Rückerhalt (§ 548 Abs. 1 BGB), für andere Ansprüche regelmäßig drei Jahre ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB). Heben Sie es sicherheitshalber länger auf, zusammen mit den Fotos.

Brauche ich ein Protokoll beim Einzug und beim Auszug?

Empfehlenswert ist beides. Das Einzugsprotokoll hält den Ausgangszustand fest, das Auszugsprotokoll den Zustand bei der Rückgabe. Ohne das erste fehlt der Vergleich, ohne das zweite der Nachweis. Verwenden Sie für beide dieselben Räume, dann lassen sich die Protokolle leicht nebeneinanderlegen. Oben im Formular stellen Sie ein, ob es um Einzug oder Auszug geht.

Werden meine Eingaben gespeichert oder übertragen?

Nein, an uns übertragen wird nichts. Auf Ihrem Gerät speichert der Browser Ihre Eingaben nur, wenn Sie über dem Formular das Kästchen „Eingaben auf diesem Gerät speichern“ ankreuzen. Das Formular arbeitet in Ihrem Browser, das PDF entsteht auf Ihrem Gerät. Unser Server erhält keine Namen, Anschriften oder Zählerstände und speichert nichts. Ohne Häkchen sind die Eingaben weg, wenn Sie die Seite schließen. Haben Sie seit dem letzten PDF etwas geändert, warnt der Browser Sie in der Regel vorher. Mit Häkchen bleiben die Eingaben in diesem Browser erhalten, auch nach dem Schließen. Das hilft, wenn Sie später weiterarbeiten wollen. An fremden oder gemeinsam genutzten Geräten lassen Sie das Kästchen besser leer.

Quellen

Verantwortlich für den Inhalt: Bastian Glasser. Betreiber: Talerbox GmbH i. L., siehe Impressum. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Bei Streit helfen Haus & Grund, ein Anwalt oder der Mieterverein.

Den Einzug bestätigen Sie mit der Wohnungsgeberbestätigung. Nach dem Auszug rechnen Sie die Kaution mit der Kautionsabrechnung ab, die Betriebskosten für eine vermietete Eigentumswohnung auf der Startseite, für ein ganzes Haus unter Nebenkostenabrechnung erstellen. Bittet der ausgezogene Mieter um eine Bestätigung seiner Zahlungen, hilft die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung.