Heizkostenabrechnung Muster für Vermieter: Pflichtangaben und Beispielrechnung

Kurz gesagt: Eine Heizkostenabrechnung verteilt in der Regel 50 bis 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch und den Rest nach Wohnfläche. Sie nennt außerdem die Gesamtkosten, die Aufteilung in Heizung und Warmwasser und den Anteil jeder Wohnung. Bei Gas, Öl, Flüssiggas oder Fernwärme kommt der CO2-Anteil dazu, am Ende steht die Nachzahlung oder das Guthaben.

Stand: 21.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Sie vermieten eine Eigentumswohnung? Im Werkzeug wählen Sie die PDF-Datei der Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung aus, und es liest die Posten heraus. Die Datei bleibt auf Ihrem Gerät. Sie können die Posten auch selbst eintragen. Das Werkzeug trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten und rechnet Nachzahlung oder Guthaben des Mieters aus. Das Ergebnis sehen Sie kostenlos, ohne Anmeldung.

Zum Werkzeug

Wer ein Haus mit zentraler Heizung vermietet und keinen Messdienst beauftragt, schreibt die Heizkostenabrechnung selbst. Dieser Ratgeber zeigt, aus welchen Teilen das fertige Dokument besteht, wie die Zahlen im Muster zustande kommen und was die Verordnung ausdrücklich verlangt. Er bietet allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand ist der 21.10.2026.

So sieht das fertige Dokument aus: Muster-PDF mit Beispieldaten ansehen. Es zeigt eine Nebenkostenabrechnung für ein Haus mit der Heizkostenabrechnung als Anlage je Mietpartei. Das Muster trägt den Aufdruck MUSTER und erfundene Daten und ist ein Ansichtsmuster, kein Formular zum Ausfüllen. Ihre eigene Abrechnung erstellen Sie mit dem Werkzeug Heizkostenabrechnung erstellen: Berechnung und Vorschau sind kostenlos, das PDF mit Betriebskostenabrechnung und Heizkostenabrechnung für alle Mietparteien kostet einmalig 19,90 € je Haus und Abrechnungszeitraum. Wer die Beträge lieber selbst in einer Tabelle rechnet, nutzt die kostenlose Excel-Vorlage für die Heizkostenabrechnung.

Was in eine Heizkostenabrechnung gehört

Die Verordnung gibt keinen Vordruck vor, aber ihre Vorschriften lassen sich als Gliederung lesen:

Kopf: Abrechnungszeitraum, Nutzer, Wohnfläche und die Art der Erfassung (Heizkostenverteiler oder Wärmezähler, Warmwasserzähler).
Gesamtkosten: Brennstoff und Lieferung, Betriebsstrom, Wartung und Einstellung durch eine Fachkraft, Reinigung, Messungen nach dem Immissionsschutzrecht, Miete und Eichung der Messgeräte sowie Kosten für Berechnung und Abrechnung (§ 7 Abs. 2). Bei Warmwasser kommen die Kosten des Wassers dazu (§ 8 Abs. 2). Reparaturen stehen dort nicht.
Aufteilung Heizung und Warmwasser: Erzeugt eine Anlage beides, teilen Sie die Kosten nach § 9 auf.
Verteilung: 50 bis 70 Prozent der Kosten nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Wohnfläche (§ 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1). Den Maßstab wählen Sie, ändern können Sie ihn nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 6 Abs. 4).
Anteil je Partei: Grundkosten nach Fläche und Tagen, Verbrauchskosten nach Ablesewerten, jeweils mit Gesamtwert und eigenem Wert, damit jede Zahl nachprüfbar ist.
CO2-Anteil: Bei Gas, Öl, Flüssiggas oder Fernwärme der Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG).
Angaben nach § 6a Abs. 3: die Informationen, die Sie mit der Abrechnung zugänglich machen müssen (siehe unten).
Ergebnis: Anteil des Mieters, abzüglich Vorauszahlungen, ergibt Nachzahlung oder Guthaben.

Bei einem Mieterwechsel im Zeitraum ist eine Zwischenablesung vorgesehen. Ist sie nicht möglich, werden die gesamten Kosten nach den Grundmaßstäben aufgeteilt (§ 9b). Fällt ein Gerät aus, regelt § 9a, wie der Verbrauch geschätzt wird.

Muster mit den Beispieldaten des Werkzeugs

Die Zahlen sind die Beispieldaten „Zweifamilienhaus mit Heizkostenverteilern“ und wurden mit der Rechenbibliothek des Werkzeugs berechnet. Das Haus hat zwei Wohnungen: das Erdgeschoss mit 110 m², das der Vermieter selbst bewohnt, und das Obergeschoss mit 70 m², das vermietet ist. Abrechnungszeitraum ist das Jahr 2025, Verteilung 70 Prozent nach Verbrauch, 30 Prozent nach Fläche.

Kostenposition	Betrag
Erdgas (Lieferung, Grundpreis)	2.150,00 €
Betriebsstrom der Heizung	95,00 €
Wartung und Einstellung durch Fachbetrieb	165,00 €
Miete und Eichung der Erfassungsgeräte	48,00 €
Gesamtkosten	2.458,00 €

Dieselbe Anlage erwärmt das Warmwasser. Gemessen wurden 69 m³ Warmwasser, die mittlere Temperatur beträgt 55 °C, der Gasverbrauch 24.000 kWh. In diesem Beispiel gibt es keinen Wärmezähler für das Warmwasser, deshalb gilt die Formel aus § 9 Abs. 2: Q = 2,5 × 69 m³ × (55 − 10) = 7.762,5 kWh, bei brennwertbezogen abgerechnetem Erdgas mal 1,11. Der Anteil des Warmwassers an der Gesamtenergie beträgt 35,90 Prozent. Von den 2.458,00 € entfallen 882,46 € auf Warmwasser und 1.575,54 € auf die Heizung.

Block	Gesamt	Vermieter (EG, 110 m², 655 Einheiten, 41 m³)	Mieter (OG, 70 m², 412 Einheiten, 28 m³)
Heizung, Grundkosten (30 %, nach Fläche, 180 m²)	472,66 €	288,84 €	183,81 €
Heizung, Verbrauchskosten (70 %, 1.067 Einheiten)	1.102,88 €	677,02 €	425,85 €
Warmwasser, Grundkosten (30 %, nach Fläche)	264,74 €	161,78 €	102,95 €
Warmwasser, Verbrauchskosten (70 %, 69 m³)	617,72 €	367,05 €	250,66 €
Summe Heiz- und Warmwasserkosten	2.458,00 €	1.494,69 €	963,27 €

Das Werkzeug rundet die Mieteranteile je Block auf den Cent ab. Die Rundungsreste, hier 0,04 €, trägt der Vermieter. Deshalb ergeben die Spalten für den Vermieter und den Mieter zusammen 2.457,96 € und nicht 2.458,00 €.

CO2-Kosten

Die Gasrechnung weist 4.353 kg CO2 und CO2-Kosten von 284,90 € aus. Die Kosten stecken schon im Gaspreis und werden nicht zusätzlich berechnet. Der Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche beträgt 4.353 kg ÷ 180 m² = 24,2 kg im Jahr. Das ist die Stufe „22 bis unter 27 kg“ der Anlage zum Gesetz: Der Mieter trägt 70 Prozent der CO2-Kosten, der Vermieter 30 Prozent. Auf die Mietpartei im Obergeschoss entfallen nach dem Heizkostenschlüssel 111,63 € der CO2-Kosten. Davon trägt der Vermieter 30 Prozent, das sind 33,49 €, der Mieter 78,14 €.

	Betrag
Heiz- und Warmwasserkosten der Mietpartei	963,27 €
abzüglich Anteil des Vermieters an den CO2-Kosten (30 % von 111,63 €)	-33,49 €
Zu tragen von der Mietpartei	929,78 €

Die Vorauszahlungen für die Heizkosten ziehen Sie in der Gesamtabrechnung ab. Sie stehen im Muster nicht, weil sie von Ihrem Mietvertrag abhängen. Mehr zur Einstufung lesen Sie im Ratgeber CO2-Kosten aufteilen. Für eine neue Gas- oder Ölheizung gelten ab 2028 zusätzliche Regeln, die der Ratgeber Neue Gasheizung als Vermieter erklärt.

Muster mit Wärmemengenzähler

Hat das Haus Wärmezähler, ändert sich der Aufbau der Tabelle kaum. Wärmezähler und Heizkostenverteiler sind gleichwertig zugelassen (§ 5 Abs. 1). Die Verbrauchsspalte zeigt dann Kilowattstunden statt Einheiten, die Verteilung bleibt bei 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Beim Warmwasser sieht § 9 Abs. 2 Satz 1 vor, die Wärmemenge mit einem Wärmezähler zu messen. Dann entfällt die Formel mit Warmwassermenge und Temperatur. Die Umrechnungsfaktoren (1,11 bei brennwertbezogen abgerechnetem Erdgas, 1,15 bei eigenständiger gewerblicher Wärmelieferung, 0,30 bei monovalenter Wärmepumpe) gelten nach dem Wortlaut nur für die Formelwerte, nicht für einen gemessenen Wert. Nach dem 1. Dezember 2021 neu installierte Geräte müssen fernablesbar sein, ältere Geräte müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder getauscht werden (§ 5 Abs. 2 und 3). Mehr dazu im Ratgeber Fernablesbare Zähler: Pflicht bis 31.12.2026.

Pflichtangaben nach § 6a

Beruht die Abrechnung auf dem Verbrauch, müssen Sie für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Dezember 2021 zusammen mit der Abrechnung diese Informationen zugänglich machen (§ 6a Abs. 3 Satz 1):

den Anteil der eingesetzten Energieträger, die erhobenen Steuern, Abgaben und Zölle sowie die Entgelte für Geräte, Eichung, Ablesung und Abrechnung
Kontaktinformationen, darunter Internetadressen von Verbraucherorganisationen, Energieagenturen oder ähnlichen Einrichtungen
bei einem Verbrauchervertrag den Hinweis auf Streitbeilegungsverfahren nach dem Verbraucherstreitbeilegungsgesetz
einen Vergleich mit dem Verbrauch eines normierten oder durch Vergleichstests ermittelten Durchschnittsnutzers derselben Nutzerkategorie
einen Vergleich des witterungsbereinigten Energieverbrauchs mit dem des vorhergehenden Zeitraums in grafischer Form, Wärme und Warmwasser zusammen betrachtet

Für die Witterungsbereinigung stellt der Deutsche Wetterdienst Klimafaktoren bereit. Fehlen diese Angaben ganz oder teilweise, kann der Mieter seinen Anteil um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 3). Bei 963,27 € Heizkostenanteil wären das rund 28,90 €. Wie ein privater Vermieter den Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer ohne Daten eines Messdienstes erfüllt, ist nicht geklärt. Das bleibt ein Restrisiko.

Unterschied zum Messdienst

Ein Messdienst stellt oder vermietet die Geräte, liest sie ab und erstellt die Abrechnung. Die Kosten dafür gehören zu den Heizkosten (§ 7 Abs. 2). Die Pflichten aus der Verordnung richten sich nach ihrem Wortlaut aber an den Gebäudeeigentümer, auch das Kürzungsrecht (§ 12). Mit Messdienst tragen Sie dessen Beträge je Mietpartei in Ihre Betriebskostenabrechnung ein. Ohne Messdienst übernehmen Sie Ablesung, Aufteilung nach § 9, Verteilung, CO2-Ausweis und die Angaben nach § 6a selbst. Die Verteilung im Zweifamilienhaus, in dem Sie selbst wohnen, behandelt der Ratgeber Heizkostenabrechnung im Zweifamilienhaus. Gibt es keine Zähler, hilft der Ratgeber Heizkostenabrechnung ohne Zähler.

Frist und typische Fehler

Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB), für 2025 also bis zum 31.12.2026. Typische Fehler sind ein Verteilmaßstab, der mitten im Abrechnungszeitraum gewechselt wurde, ein vergessener Ablesewert für die eigene Wohnung, fehlende CO2-Angaben bei Gas und Öl und fehlende Angaben nach § 6a. Wie das Zahlenwerk für die übrigen Betriebskosten aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung im Mehrfamilienhaus selbst erstellen.

Häufige Fragen

Gibt es ein amtliches Muster für die Heizkostenabrechnung?

Nein. Die Heizkostenverordnung schreibt keinen Vordruck vor. Sie legt fest, was verteilt werden muss (§§ 6 bis 9), und nennt Informationen, die der Gebäudeeigentümer mit der Abrechnung zugänglich machen muss (§ 6a Abs. 3). Ein Muster ist deshalb eine Orientierung für den Aufbau. Auch das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz verlangt nur bestimmte Angaben, keine Form (§ 7 Abs. 3).

Was ändert sich, wenn ich einen Wärmemengenzähler statt Heizkostenverteiler habe?

Die Verteilung bleibt gleich: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1). Statt Einheiten von Heizkostenverteilern setzen Sie die Kilowattstunden der Wärmezähler ein. Wärmezähler und Heizkostenverteiler sind beide zulässig (§ 5 Abs. 1). Erzeugt dieselbe Anlage auch das Warmwasser, soll die Wärmemenge des Warmwassers nach § 9 Abs. 2 Satz 1 mit einem Wärmezähler gemessen werden. Nur wenn das unzumutbar aufwendig ist, gilt die Formel mit Warmwassermenge und Temperatur.

Welche Angaben muss die Heizkostenabrechnung außer den Kosten enthalten?

Beruht die Abrechnung auf dem Verbrauch, nennt § 6a Abs. 3 Satz 1 die Energieträger, Steuern und Abgaben, die Entgelte für Geräte, Eichung, Ablesung und Abrechnung, Kontaktadressen von Verbraucherorganisationen oder Energieagenturen, den Hinweis auf Streitbeilegungsverfahren, einen Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer und den grafischen, witterungsbereinigten Vergleich mit dem Vorjahr. Bei Gas, Öl, Flüssiggas und Fernwärme kommen die Angaben zu den CO2-Kosten dazu (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG).

Was passiert, wenn Angaben in der Heizkostenabrechnung fehlen?

Teilen Sie die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mit, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV). Dasselbe gilt, wenn Sie bei Gas oder Öl den CO2-Anteil nicht ausweisen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Rechnen Sie entgegen der Verordnung gar nicht nach Verbrauch ab, sind es 15 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 1).

Bis wann muss die Heizkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?

Die Heizkosten gehören zu den Betriebskosten. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026.

Quellen

Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit dem Werkzeug auf der Startseite. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Einzelfall hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

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