Nebenkostenabrechnung für das Mehrfamilienhaus selbst erstellen: Schritt für Schritt

Stand: 20.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Die Nebenkostenabrechnung für ein Haus mit mehreren Wohnungen können Sie ohne Hausverwaltung selbst erstellen. Sie brauchen dafür die Belege des Jahres, die Mietverträge und die Wohnflächen. Dieser Ratgeber führt durch die Schritte und rechnet ein Beispiel für drei Wohnungen vor. Er bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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Schritt 1: Belege sammeln

Legen Sie den Abrechnungszeitraum fest, meist das Kalenderjahr. Sammeln Sie dann alle Rechnungen und Bescheide, die dafür angefallen sind: Grundsteuerbescheid, Versicherungsrechnungen, Abfallgebührenbescheid, Wasser- und Abwasserabrechnung, Stromrechnung für das Treppenhaus, Rechnungen des Hausmeisters, Schornsteinfegers und der Gartenpflege sowie die Heizkostenabrechnung des Messdienstes. Ihr Mieter darf die Belege später einsehen (§ 556 Abs. 4 BGB), bewahren Sie sie deshalb geordnet auf.

Schritt 2: Nur umlagefähige Kosten übernehmen

Auf den Mieter dürfen Sie nur Betriebskosten umlegen, die der Mietvertrag nennt und die zu den Posten des § 2 BetrKV gehören. Dazu zählen unter anderem Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen und der Hauswart. Nicht dazu gehören Verwaltungskosten und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Eine ausführliche Liste finden Sie im Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten: die Liste.

Schritt 3: Den Verteilerschlüssel wählen

Welcher Schlüssel gilt, steht im Mietvertrag. Fehlt eine Regelung, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Typische Schlüssel sind:

• Wohnfläche: der Standard für Grundsteuer, Versicherungen, Hausmeister, Gartenpflege und Treppenhausstrom.
• Verbrauch: für Kosten, die gemessen werden, etwa Wasser mit Wohnungswasserzählern. Das Gesetz verlangt dann einen Maßstab, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).
• Personenzahl: zum Beispiel für Müll. Er gilt nur, wenn er im Mietvertrag vereinbart ist.
• Wohneinheiten: ein gleicher Betrag je Wohnung, ebenfalls nur bei Vereinbarung.

Der Vermieter kann einen vereinbarten Schlüssel nur in engen Grenzen ändern. Das Gesetz erlaubt ihm eine Erklärung in Textform vor Beginn eines Abrechnungszeitraums, um künftig nach erfasstem Verbrauch abzurechnen (§ 556a Abs. 2 BGB).

Schritt 4: Heizkosten nach der HeizkostenV

Für zentrale Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten verteilen Sie nach dem erfassten Verbrauch, den Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). Ein Beispiel: Bei 3.000 € Heizkosten und einer Verteilung von 60 zu 40 gehen 1.800 € nach Verbrauch und 1.200 € nach Fläche in die Rechnung. Den Verbrauch liefern Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler, die Aufteilung nimmt in der Regel ein Messdienst vor.

Rechnen Sie nicht nach Verbrauch ab, obwohl die Verordnung es verlangt, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Ausgenommen sind Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen (§ 2 HeizkostenV), also beim Zweifamilienhaus mit Vermieterwohnung. Vermieten Sie beide Wohnungen, gilt die Verordnung ohne diese Ausnahme. Dazu lesen Sie mehr im Ratgeber Nebenkostenabrechnung für die Einliegerwohnung.

Schritt 5: Leerstand und Mieterwechsel

Kosten für leerstehende Wohnungen tragen Sie selbst. Wechselt ein Mieter im Jahr, bekommt jeder eine Abrechnung für seine Mietzeit, die Sie tageweise berechnen. Bei der Heizung brauchen Sie eine Zwischenablesung (§ 9b HeizkostenV). Wie Sie das rechnen, zeigt der Ratgeber Mieterwechsel und Leerstand in der Nebenkostenabrechnung. Angenommen, die Wohnung C aus dem Beispiel unten steht von Januar bis März leer (90 Tage). Auf sie entfallen 800 € für Grundsteuer und Versicherung. Davon trägt der Vermieter 800 € × 90 / 365 = 197,26 €.

Schritt 6: Das Zahlenbeispiel

Ein Haus hat drei Wohnungen: A mit 50 m² und einer Person, B mit 70 m² und zwei Personen, C mit 80 m² und drei Personen. Gesamtfläche 200 m², insgesamt sechs Personen. Der Mietvertrag nennt die Wohnfläche als Schlüssel und die Personenzahl für den Müll. Die Zahlen sind ausgedacht.

Die Vorauszahlungen betragen monatlich 45 €, 70 € und 100 €. Die Rechnung für A: 800 € × 50 / 200 = 200 € Grundsteuer, 1.200 € × 50 / 200 = 300 € Versicherung, 600 € × 1 / 6 = 100 € Müll. Zusammen 600 €, abzüglich 540 € Vorauszahlungen ergibt 60 € Nachzahlung.

Schritt 7: Abrechnung schreiben und rechtzeitig senden

Der Bundesgerichtshof nennt als Mindestangaben die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und, soweit erforderlich, die Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Schreiben Sie also pro Posten Gesamtkosten, Schlüssel und Mieteranteil auf und ziehen Sie die Vorauszahlungen ab.

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für 2025 endet die Frist am 31.12.2026. Versäumen Sie sie, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025 erklärt die Einzelheiten.

Mit dem Werkzeug abrechnen

Das Werkzeug Nebenkostenabrechnung erstellen übernimmt die Rechenschritte: Sie tragen Kosten, Schlüssel und Vorauszahlungen ein, die Berechnung und das Ergebnis sehen Sie kostenlos. Das fertige PDF für alle Mietparteien kostet 19,90 €. Ob die Kosten umlagefähig sind und der Schlüssel zum Mietvertrag passt, prüft das Werkzeug nicht. Wie es aussieht, zeigt ein Muster-PDF mit Beispieldaten mit Aufdruck „MUSTER“.

Häufige Fragen

Quellen

• § 1 BetrKV: Begriff der Betriebskosten
• § 2 BetrKV: Aufstellung der Betriebskosten
• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten
• § 556a BGB: Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten
• § 2 HeizkostenV: Vorrang vor rechtsgeschäftlichen Bestimmungen
• § 7 HeizkostenV: Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme
• § 8 HeizkostenV: Verteilung der Kosten der Versorgung mit Warmwasser
• § 12 HeizkostenV: Kürzungsrecht, Übergangsregelung
• BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15: Mindestangaben der Betriebskostenabrechnung