Nebenkostenabrechnung-Software für private Vermieter: Vergleich

Kurz gesagt: Ob Abo, Einmalkauf oder Excel passt, hängt von der Zahl der Einheiten, von der Heizkostenberechnung und davon ab, ob Sie ein Konto anlegen wollen. Die Tabelle zeigt Preise und Merkmale laut Herstellerseiten, Stand 20.10.2026.

Stand: 24.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Sie vermieten eine Eigentumswohnung? Im Werkzeug wählen Sie die PDF-Datei der Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung aus, und es liest die Posten heraus. Die Datei bleibt auf Ihrem Gerät. Sie können die Posten auch selbst eintragen. Das Werkzeug trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten und rechnet Nachzahlung oder Guthaben des Mieters aus. Das Ergebnis sehen Sie kostenlos, ohne Anmeldung.

Zum Werkzeug

Für die Nebenkostenabrechnung gibt es Vermietersoftware mit Abo, Programme mit Einmalpreis, Excel-Tabellen und Online-Werkzeuge. Dieser Vergleich nennt Preise und Merkmale so, wie die Anbieter sie auf ihren eigenen Seiten angeben (Stand 20.10.2026). Er bewertet keinen Anbieter. Welche Lösung passt, hängt von Ihrer Lage ab, und die Kriterien dafür stehen im ersten Abschnitt.

Offenlegung: Dieser Ratgeber gehört zur Website hausgeld-umlegen.de. Das Werkzeug dieser Website ist unser eigenes Angebot und steht deshalb ebenfalls in der Tabelle. Wir betreiben es und verdienen am PDF.

Nach welchen Kriterien Sie auswählen

Zahl der Einheiten. Wer eine oder zwei Wohnungen vermietet, hat andere Anforderungen als jemand mit einem Mehrfamilienhaus. Mehrere Einheiten bedeuten mehr Zähler, mehr Mieterwechsel und mehr Vorauszahlungen, die gepflegt werden müssen. Viele Programme staffeln ihren Preis nach der Zahl der Einheiten.

Eigentumswohnung oder Mehrfamilienhaus. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kommen die Zahlen aus der Einzelabrechnung der Hausverwaltung. Sie müssen daraus die umlagefähigen Posten herausziehen, denn Verwaltung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Das ist ein anderer Ablauf als im eigenen Haus, in dem Sie die Rechnungen selbst erfassen. Wie die Übertragung funktioniert, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung aus der Hausgeldabrechnung erstellen.

Einmalkauf oder Abo. Wer einmal im Jahr abrechnet, zahlt bei einem Monatsabo auch in den elf Monaten ohne Abrechnung. Dafür bieten Abos oft mehr, etwa Mietverwaltung, Zahlungskontrolle und Briefversand. Prüfen Sie Mindestlaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist, bevor Sie bestellen.

Heizkosten und CO2-Kosten. Eine zentrale Heizung wird nach der Heizkostenverordnung abgerechnet, die CO2-Kosten werden nach dem CO2KostAufG zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. In der Eigentumswohnung liefert meist der Messdienst die fertige Heizkostenabrechnung. Dann genügt es, wenn ein Werkzeug diesen Betrag übernimmt. Bei eigener Heizkostenverteilung brauchen Sie ein Programm, das sie wirklich berechnet.

Datenschutz und Konto. Cloud-Dienste speichern Ihre Mieter- und Zahlungsdaten bei sich und verlangen ein Konto. Werkzeuge, die im Browser rechnen, speichern nichts auf einem fremden Server, haben dafür aber meist keine Datensicherung und keinen Zugriff von mehreren Geräten.

Mac und Browser. WISO Vermieter bietet laut Hersteller Download-Versionen nur für Windows an, daneben eine Webanwendung im Browser. Nebenkosten easy läuft laut Anbieter als Programm lokal auf einem Windows-PC. Die Web-Version funktioniert nach Angabe des Anbieters unabhängig vom Betriebssystem, auch auf dem Mac. Browserbasierte Dienste laufen generell unabhängig vom Betriebssystem.

Vergleich: Preise und Merkmale laut Anbieter

Alle Angaben stammen von den verlinkten Herstellerseiten, Stand 20.10.2026, bei Nebenkosten easy Stand 24.10.2026. Preise können sich ändern. Wo eine Angabe auf der Seite fehlt, steht „nicht ausgewiesen“.

Angebot	Preismodell laut Anbieter	Laufzeit und Konto	Heizkosten und Besonderheiten
WISO Vermieter (Buhl)	Abo ab 34,99 € je Jahr, Einzelkauf ab 49,99 € je Jahr, jeweils 5 Wohneinheiten inklusive und erweiterbar	Testversion kostenlos, ohne Abrechnungserstellung. Verlängerung nicht ausgewiesen	Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung, telefonischer Support. Webanwendung, Download nur für Windows
Immocloud	9,99 € je Monat netto bei 12 Monaten Laufzeit (10,99 € bei 3 Monaten), Tarif bis 5 Einheiten	Verlängerung um denselben Zeitraum, Kündigung zwei Wochen vor Laufzeitende, 45 Tage Test ohne Zahlungsdaten, Cloud-Konto	Betriebskostenabrechnung in allen Tarifen, Heizkostenverteilung nach Grund- und Verbrauchsanteil beschrieben. Briefversand kostet extra
objego	Nebenkosten-Modul 0,95 € je Mieteinheit und Monat, Verwaltung 7,95 € je Monat, Basispaket kostenlos	Mindestlaufzeit 12 Monate, Registrierung über die Seite	Heizkostenabrechnung zum Selbstablesen. Anbieter empfiehlt höchstens 70 Nutzeinheiten
vermietet.de (ImmoScout24)	9,90 € je Monat mit einer Wohneinheit, 0,99 € je weitere	30 Tage Test ohne Bankdaten, endet automatisch, keine Mindestlaufzeit ausgewiesen	Abrechnung mit Assistent. Heizkosten auf der Seite nicht erwähnt
Nebenkosten-Guru	Einmalpreis 79,90 €, Pro-Lizenz 99,90 €	Kein Konto, Daten lokal im Browser, 14 Tage freiwillige Geld-zurück-Garantie, Updates inklusive	Heizkosten nach HeizkostenV, CO2-Aufteilung im 10-Stufen-Modell, Mieterwechsel tagesgenau. Seite nennt „Wohnungseigentümergemeinschaften bis fünf Einheiten“, eine Hausgeldabrechnung nicht
Nebenkosten easy (WAREHaus), Windows-Programm	109 € bis 153 € inklusive Umsatzsteuer, je nach Variante mit oder ohne Supportvertrag. Update-Version 49 € bis 79 €	Läuft lokal auf dem Windows-PC, Daten bleiben auf dem Rechner. Testversion kostenlos. Keine Begrenzung bei Objekten und Wohneinheiten	Taggenauer Abrechnungszeitraum, acht Verteilerschlüssel (die Regeln, nach denen Kosten auf die Mieter verteilt werden, zum Beispiel nach Wohnfläche), Mieterwechsel, Zählerverwaltung. Heizkostenabrechnungen von Messdiensten (Ablesefirmen) lassen sich einbinden. Wer die Heizkosten selbst abrechnen will, braucht laut Anbieter das separate Programm Heizkosten easy
Nebenkosten easy im Web (WAREHaus)	Preis auf der Seite nicht ausgewiesen	Login mit E-Mail und Passwort, unabhängig vom Betriebssystem, kostenlos testbar. Abo oder Einmalkauf nicht ausgewiesen	Mehrere Personen mit demselben Zugang, Import einer früheren Abrechnung als PDF, Verteilung nach Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch, Mieterwechsel tagesgenau
Excel-Vorlage, kostenpflichtig (Beispiel Digistore24)	14,90 € einmalig inklusive Umsatzsteuer	Sofort-Download, läuft laut Seite in Excel, Google Tabellen und LibreOffice	Für 1 bis 5 Wohneinheiten, Heizkosten im 50/70-Split und CO2-Stufenmodell, laut Seite
Excel-Vorlage, kostenlos (unsere)	0 €, kein Konto	Download ohne Anmeldung	Vorlage für die Eigentumswohnung, Heizkosten nur als fertiger Betrag
hausgeld-umlegen.de (unser eigenes Angebot)	Berechnung kostenlos, PDF einmalig 14,90 €	Kein Konto, keine Cookies, Eingaben bleiben im Browser	Ausgang ist die Hausgeldabrechnung, Zuordnung nach § 2 BetrKV, Mieterwechsel tagesgenau. Heizkosten nur als fertiger Betrag, keine CO2-Aufteilung

Rechnerisch ergeben sich für eine einzelne Wohnung daraus sehr unterschiedliche Jahreskosten, etwa 11,40 € beim Nebenkosten-Modul von objego, 118,80 € bei vermietet.de und 119,88 € netto bei Immocloud mit 12 Monaten Laufzeit. Das ist ein Vergleich der Listenpreise. Die Angebote unterscheiden sich im Umfang, und ob das Nebenkosten-Modul von objego ohne das Verwaltungspaket buchbar ist, geht aus der Preisseite nicht eindeutig hervor.

Mineko: ein Prüfdienst für Mieter, kein Werkzeug für Vermieter

Mineko ist ein Dienst für Mieter, nicht für Vermieter. Wer den Namen sucht, kann damit keine Abrechnung erstellen. Laut eigener Seite prüft Mineko die Nebenkostenabrechnung, die ein Mieter von seinem Vermieter bekommen hat, und erstellt einen Prüfbericht samt vorformuliertem Widerspruchsschreiben an den Vermieter. Der Anbieter nennt für Wohnungen einen Preis ab 49 € einmalig, ohne Abo. Nach seiner Angabe ist die Prüfung für die meisten Mieter kostenlos, wenn sie eine Rechtsschutzversicherung mit dem Baustein Wohnen haben. Gewerbemieter bekommen ein individuelles Angebot. Ein Angebot für Vermieter beschreibt die Seite nicht, deshalb steht der Dienst nicht in der Tabelle.

Trotzdem lohnt sich ein Blick auf die Leistungsbeschreibung. Laut Seite prüft Mineko unter anderem die gesetzlichen Fristen, die Verteilerschlüssel, die Vorauszahlungen und ob die einzelnen Positionen überhaupt umlegbar sind. Welche Fehler eine Abrechnung angreifbar machen, steht im Ratgeber Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Wofür die anderen Lösungen besser geeignet sind

Wer ein Mehrfamilienhaus oder viele Einheiten verwaltet, für den passen Mietverwaltungen wie Immocloud, objego oder WISO Vermieter eher als ein Einzelwerkzeug. Sie führen Mieter, Zahlungen und Zähler fortlaufend und decken damit mehr ab als eine einzelne Abrechnung. Auch wer Briefe über den Dienst versenden oder Mietverträge digital verwalten will, findet das dort, nicht bei uns.

Wer mehrere Objekte oder Wohnungen in einem Programm abrechnen will, findet bei Programmen wie Nebenkosten easy mehr Funktionen, etwa eine Zählerverwaltung und mehrere Verteilerschlüssel. Laut Anbieter gibt es keine Begrenzung bei Objekten und Wohneinheiten.

Wer die Heizkosten selbst nach HeizkostenV verteilen und die CO2-Kosten selbst aufteilen muss, etwa im eigenen Haus ohne Messdienst, für den passt eher ein Programm, das diese Berechnung enthält. Unser Werkzeug kann das nicht. Wer eine Buchhaltung für die Vermietung führen will, braucht ebenfalls mehr als ein Abrechnungswerkzeug.

Wer dagegen eine Eigentumswohnung vermietet, die Zahlen aus der Hausgeldabrechnung hat und einmal im Jahr eine Abrechnung braucht, für den kann ein Einmalwerkzeug oder eine Excel-Vorlage genügen. Ein Abo lohnt sich dann eher nicht, wenn Sie die übrigen Funktionen nicht nutzen.

Wie „kostenlos“ gemeint ist

Gratis sind drei Wege. Eine Excel-Vorlage kostet nichts und setzt voraus, dass Sie die Formeln prüfen und die Heizkosten selbst eintragen. Muster und Beispiele auf Ratgeberseiten zeigen den Aufbau, rechnen aber nicht. Testphasen von Programmen sind kostenlos, aber begrenzt. Prüfen Sie dort, ob sie in ein Abo übergehen. Die Grenze liegt meist bei der Abrechnung selbst: Programme mit Abrechnungsfunktion berechnen diese erst nach der Bestellung. Auch die Excel-Vorlage nimmt Ihnen nicht ab, die Posten richtig zuzuordnen.

Gibt es einen Test von Stiftung Warentest oder Finanztip?

Wir haben nach einem Test von Software für die Nebenkostenabrechnung von Vermietern gesucht und keinen gefunden. Die Stiftung Warentest bietet laut ihrer Pressemitteilung vom 20.05.2019 einen Ratgeber „Das Vermieter-Set“ mit Formularen an, darunter für die Nebenkostenabrechnung. Das ist kein Softwaretest. Beiträge von Stiftung Warentest und Finanztip zu Nebenkosten wenden sich überwiegend an Mieter, die ihre Abrechnung prüfen. Sie sollten daher bei Aussagen wie „Testsieger“ nachsehen, wer getestet hat. Vergleichsportale vergeben eigene Noten nach eigener Methodik, das ist etwas anderes als ein Test der Stiftung Warentest.

Mindestangaben als Prüfkriterium für jedes Werkzeug

Unabhängig vom Werkzeug muss die Abrechnung vier Angaben enthalten: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15, Rn. 10). Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam. Erzeugen Sie mit der Software oder Tabelle eine Probeabrechnung und prüfen Sie, ob alle vier Angaben darin stehen. Welche Fehler darüber hinaus zur Unwirksamkeit führen, erklärt der Ratgeber Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Beachten Sie die Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Jahr 2025 ist das der 31.12.2026. Das gilt für jedes Werkzeug, und ein langer Test oder ein Wechsel des Programms ändert daran nichts.

Für Vermieter mit Einliegerwohnung, Zwei- oder Mehrfamilienhaus gibt es außerdem die Nebenkostenabrechnung für das eigene Haus, mit kostenlosem Ergebnis und einem PDF für alle Mietparteien zum Einmalpreis.

Häufige Fragen

Gibt es Nebenkostenabrechnung-Software kostenlos?

Kostenlos sind Excel-Vorlagen, Muster und Rechner, zum Beispiel die Vorlage in diesem Ratgeber oder die kostenlose Stufe von objego, die laut Anbieter aber keine Abrechnung enthält. Programme mit Abrechnungsfunktion sind in der Regel kostenpflichtig. Testphasen sind zeitlich begrenzt, bei WISO Vermieter enthält die kostenlose Testversion laut Hersteller keine Abrechnungserstellung.

Gibt es einen Test der Stiftung Warentest zu Nebenkostenabrechnung-Software?

Uns ist kein aktueller Test der Stiftung Warentest oder von Finanztip zu Software für die Nebenkostenabrechnung von Vermietern bekannt. Die Stiftung Warentest hat einen Ratgeber für Vermieter veröffentlicht, der Formulare enthält, und Dienste zur Prüfung von Abrechnungen für Mieter besprochen. Das sind keine Softwaretests. Bewertungen auf Vergleichsportalen stammen von den jeweiligen Betreibern.

Brauche ich für eine einzige Wohnung eine Software?

Nein, das Gesetz schreibt kein Werkzeug vor. Die Abrechnung muss die Mindestangaben enthalten (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15, Rn. 10) und dem Mieter rechtzeitig zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Ob Sie das mit einer Tabelle, einem Abo oder einem Einmalwerkzeug erreichen, ist eine Frage von Aufwand und Preis.

Worauf muss ich bei einer Testphase achten?

Prüfen Sie vor dem Start, ob die Testphase automatisch in ein Abo übergeht und wann die Kündigungsfrist endet. Bei vermietet.de endet die Testphase laut Anbieter automatisch, das Abo startet erst nach Ihrer Zustimmung. Immocloud nennt eine Verlängerung um denselben Zeitraum und zwei Wochen Kündigungsfrist, objego eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten.

Berechnet die Software auch Heizkosten und CO2-Anteil?

Das unterscheidet sich stark. WISO Vermieter und Nebenkosten-Guru nennen laut Herstellerseite eine Heizkostenabrechnung, Immocloud die Verteilung nach Grund- und Verbrauchsanteil, objego eine Heizkostenabrechnung zum Selbstablesen. Das Werkzeug auf hausgeld-umlegen.de übernimmt dagegen nur den fertigen Betrag aus der Heizkostenabrechnung Ihres Messdienstes und rechnet weder die Heizkostenverteilung noch die CO2-Kostenaufteilung.

Was ist Mineko, und hilft es Vermietern?

Mineko ist laut eigener Seite ein Dienst für Mieter, der Nebenkostenabrechnungen prüft und einen Prüfbericht samt Widerspruchsschreiben an den Vermieter erstellt. Ein Angebot für Vermieter beschreibt die Seite nicht. Für Wohnungen nennt der Anbieter einen Preis ab 49 € einmalig, ohne Abo. Nach seiner Angabe ist die Prüfung für die meisten Mieter kostenlos, wenn sie eine Rechtsschutzversicherung mit dem Baustein Wohnen haben.

Quellen

Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit dem Werkzeug auf der Startseite. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Einzelfall hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

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