Formelle und inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung der Eigentumswohnung

Stand: 20.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Eine Nebenkostenabrechnung kann auf zwei Arten fehlerhaft sein. Sie kann formell unwirksam sein, weil ihr Pflichtangaben fehlen. Oder sie ist formell in Ordnung, enthält aber falsche Zahlen oder Posten, die nicht hineingehören. Der Unterschied klingt nach Juristerei, entscheidet aber darüber, ob Sie nach dem Jahreswechsel noch Geld vom Mieter verlangen können. Dieser Ratgeber erklärt die Mindestangaben nach dem Bundesgerichtshof, typische Fehler bei der Umlage aus der Hausgeldabrechnung und die Folgen. Er bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung.

Warum die Unterscheidung so wichtig ist

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Für das Jahr 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2026.

Diese Frist wahren Sie nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Auf die inhaltliche Richtigkeit kommt es dafür nicht an (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04). Ein formeller Mangel lässt sich nach Fristablauf nicht mehr mit Wirkung für die Frist beheben (BGH, Urteil vom 19.11.2008, VIII ZR 295/07, Rn. 25). Für die betroffenen Kosten ist die Nachforderung dann verloren. Ein inhaltlicher Fehler dagegen lässt sich auch später noch korrigieren, allerdings nicht mehr zu Ihren Gunsten.

Die vier Mindestangaben

Formell ordnungsgemäß ist eine Betriebskostenabrechnung, wenn sie den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entspricht, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15, Rn. 9). Bei Gebäuden mit mehreren Wohnungen gehören nach ständiger Rechtsprechung regelmäßig dazu (Rn. 10):

1. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
2. die Angabe und, soweit erforderlich, die Erläuterung der Verteilerschlüssel,
3. die Berechnung des Anteils des Mieters,
4. der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Maßstab ist ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter. Er muss erkennen können, in welchen Rechenschritten die Kosten umgelegt wurden (VIII ZR 295/07, Rn. 21). Zugleich betont das Gericht, dass an die Form keine zu hohen Anforderungen zu stellen sind (VIII ZR 93/15, Rn. 13). Einzelrechnungen oder Zwischenschritte muss die Abrechnung nicht zeigen, dafür gibt es die Belegeinsicht (Rn. 15 und 17).

Gesamtkosten und Schlüssel bei der Eigentumswohnung

Als Gesamtkosten genügt der Gesamtbetrag, den der Vermieter bei der jeweiligen Kostenart auf die Mieter der Abrechnungseinheit umlegt (VIII ZR 93/15, Rn. 19). Bei der Eigentumswohnung ist das in der Praxis meist der Betrag, den die Hausgeldabrechnung für die ganze Anlage ausweist. Dazu kommen der Schlüssel und der Anteil Ihrer Wohnung, beides steht in Ihrer Einzelabrechnung.

Für den Schlüssel Miteigentumsanteile hat der Bundesgerichtshof in einem Fall aus einer Wohnungseigentumsanlage entschieden: Er ist aus sich heraus verständlich. Es genügt, den Anteil der Wohnung und die Summe aller Anteile zu nennen, damit der Mieter die Rechnung nachvollziehen kann (VIII ZR 295/07, Rn. 28). Dasselbe gilt für die Wohnfläche mit Gesamtfläche und Wohnungsfläche (BGH, Urteil vom 29.01.2020, VIII ZR 244/18, Rn. 11 und 13). Eine eigene Erläuterung brauchen Sie nur, wenn ein Schlüssel nicht aus sich heraus verständlich ist.

Eine Zeile könnte so aussehen (Zahlen ausgedacht):

Ob eine Abrechnung, die nur die auf die Wohnung entfallenden Beträge ohne die Gesamtkosten der Anlage nennt, formell genügt, hat der Bundesgerichtshof für die vermietete Eigentumswohnung, soweit ersichtlich, nicht ausdrücklich entschieden. Mit den drei Angaben aus der Tabelle sind Sie auf der sicheren Seite.

Wann ein Fehler formell ist

Ein formeller Mangel liegt vor, wenn der Mieter den Rechenweg nicht nachvollziehen kann. Der Bundesgerichtshof hat das angenommen, als der Schlüssel nur als Kürzel „HB-KOSTE“ mit den Zahlen 34,0 und 1,0 angegeben war. Daraus konnte der Mieter nicht entnehmen, nach welchem Maßstab verteilt wurde (VIII ZR 295/07, Rn. 23). Ein unverständlicher Verteilerschlüssel macht die Abrechnung insoweit formell unwirksam (BGH, Urteil vom 09.04.2008, VIII ZR 84/07). Formell fehlerhaft war auch eine Position, bei der nur die Einzelbeträge des Mieters ohne Gesamtkosten aufgeführt waren und nicht erkennbar war, um welche Betriebskosten es ging (VIII ZR 295/07, Rn. 24).

Betrifft ein formeller Mangel nur einzelne Kostenpositionen, ist nicht die ganze Abrechnung unwirksam, wenn sich diese Positionen unschwer herausrechnen lassen (BGH, Urteil vom 18.05.2011, VIII ZR 240/10, Rn. 14).

Was nur ein inhaltlicher Fehler ist

Viele Fehler, die Mieter rügen, sind nach dem Bundesgerichtshof nur inhaltlich:

• Der Vermieter hat einen anderen als den vereinbarten Schlüssel verwendet und angegeben (VIII ZR 115/04).
• Der Anteil an den Gesamtkosten ist falsch, etwa weil die Summe der Wohnungen oder Flächen nicht stimmt (VIII ZR 295/07, Rn. 22 und 30).
• Die Vorauszahlungen sind zu hoch oder zu niedrig angesetzt, oder es wurden Soll- statt Ist-Vorauszahlungen abgezogen (VIII ZR 240/10, Rn. 10).
• Es wurden Kosten abgerechnet, für die es keine Umlagevereinbarung gibt oder für die eine Pauschale vereinbart ist (VIII ZR 240/10, Rn. 12).
• Es wurden Kosten umgelegt, die nach § 1 Abs. 2 BetrKV gar keine Betriebskosten sind, etwa Verwaltung, Instandhaltung und Rücklage aus der Hausgeldabrechnung (BGH, Urteil vom 11.05.2016, VIII ZR 209/15, Rn. 17).

Inhaltlich falsch heißt nicht folgenlos. Der Mieter muss solche Kosten nicht tragen, wenn er sie rechtzeitig rügt.

Was nach Ablauf der Fristen gilt

Für Sie als Vermieter. Haben Sie fristgerecht eine formell ordnungsgemäße Abrechnung geschickt, ist die Frist gewahrt. Fällt Ihnen danach ein inhaltlicher Fehler zu Ihren Lasten auf, etwa ein vergessener Posten, können Sie ihn nicht mehr nachholen. Die Nachforderung darf nach einer späteren Korrektur das Ergebnis der fristgerecht vorgelegten Abrechnung weder in den einzelnen Positionen noch insgesamt überschreiten (VIII ZR 115/04). Fehler zu Lasten des Mieters müssen Sie dagegen korrigieren, wenn er sie rechtzeitig rügt.

Für den Mieter. Er muss Einwendungen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Diese Frist beginnt nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (VIII ZR 209/15, Rn. 17). Sie gilt grundsätzlich auch für Kosten, die in der Wohnraummiete generell nicht umgelegt werden können (Rn. 12). Wie Sie auf Einwendungen des Mieters antworten, zeigt der Ratgeber Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung.

Der Fall von 2016 enthält eine Warnung für Wohnungseigentümer. Der Vermieter hatte dem Mieter einfach die Hausgeldabrechnung geschickt und daraus auch Verwaltung, Instandhaltung und Rücklage verlangt. Der Mieter rügte das erst nach 22 Monaten. Trotzdem durfte sich der Vermieter nicht auf den Einwendungsausschluss berufen, weil die beigefügte Hausgeldabrechnung diese Posten selbst ausdrücklich als nicht umlagefähig bezeichnete (VIII ZR 209/15, Rn. 12). Der Mieter bekam 789,35 € zurück.

Typische Fehlerquellen bei der Umlage aus der Hausgeldabrechnung

• Sie geben nur die Beträge Ihrer Wohnung weiter, ohne Gesamtkosten und ohne Schlüssel.
• Der Schlüssel steht nur als Kürzel des Verwalters in der Abrechnung, etwa „MEA“ oder ein Kontoname, ohne Ihren Anteil und die Gesamtzahl.
• Sie legen die Hausgeldabrechnung als Ganzes bei und verlangen den Gesamtbetrag. Dann landen Verwaltung, Instandhaltung und Rücklage beim Mieter. Welche Posten nicht umlagefähig sind, zeigt der Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten in der Hausgeldabrechnung.
• Sie verwenden den Schlüssel der Gemeinschaft, obwohl der Mietvertrag einen anderen vorsieht. Ohne Vereinbarung gilt bei vermietetem Wohnungseigentum der Schlüssel der Eigentümer, solange er nicht billigem Ermessen widerspricht (§ 556a Abs. 3 BGB). Mehr dazu im Ratgeber Umlageschlüssel: Miteigentumsanteile oder Wohnfläche?.
• Sie ziehen die vereinbarten statt der tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen ab.

Checkliste vor dem Versand

1. Steht für jede Kostenart der Gesamtbetrag der Abrechnungseinheit in der Abrechnung?
2. Ist der Schlüssel jeder Position genannt, mit dem Anteil Ihrer Wohnung und der Gesamtzahl?
3. Ist jedes Kürzel erklärt, das ein Laie nicht versteht?
4. Ist der Anteil des Mieters je Position nachvollziehbar berechnet, bei unterjähriger Mietzeit mit dem Zeitanteil?
5. Sind die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen abgezogen?
6. Fehlen Verwaltung, Instandhaltung, Rücklage und Kosten ohne Umlagevereinbarung?
7. Geht die Abrechnung nachweisbar vor dem 31. Dezember zu?

Wie eine vollständige Abrechnung aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung Eigentumswohnung: Aufbau und Muster. Was bei der Frist für 2025 zu beachten ist, steht im Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025. Mit dem Werkzeug auf der Startseite trennen Sie umlagefähige und nicht umlagefähige Posten der Einzelabrechnung und berechnen den Anteil des Mieters.

Häufige Fragen

Quellen

• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten (Absatz 3 Satz 2, 3, 5 und 6)
• § 556a BGB: Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten (Absatz 3: vermietetes Wohnungseigentum)
• § 259 BGB: Umfang der Rechenschaftspflicht
• § 1 BetrKV: Betriebskosten (Absatz 2: Verwaltungs- und Instandhaltungskosten)
• BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15 (Mindestangaben Rn. 9 und 10, keine zu hohen Anforderungen Rn. 13, bereinigte Gesamtkosten Rn. 19)
• BGH, Urteil vom 19.11.2008, VIII ZR 295/07 (Abgrenzung formell und inhaltlich, Rn. 21 bis 23, 25 und 28)
• BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04 (Frist durch formell ordnungsgemäße Abrechnung gewahrt, falscher Schlüssel als inhaltlicher Fehler, keine Korrektur zu Lasten des Mieters)
• BGH, Urteil vom 09.04.2008, VIII ZR 84/07 (unverständlicher Verteilerschlüssel als formeller Mangel)
• BGH, Urteil vom 18.05.2011, VIII ZR 240/10 (Fehler bei Vorauszahlungen und vertragswidrig umgelegte Kosten nur inhaltlich, Rn. 10 bis 14)
• BGH, Urteil vom 11.05.2016, VIII ZR 209/15 (nicht umlagefähige WEG-Kosten, Einwendungsausschluss, Rn. 12 und 17)
• BGH, Urteil vom 29.01.2020, VIII ZR 244/18 (Flächenschlüssel aus sich heraus verständlich, Rn. 8, 11 und 13)