Hausgeld-Umlegen

Ihr Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung: So reagieren Sie als Vermieter einer Eigentumswohnung

Kurz gesagt: Der Mieter hat für Einwendungen zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Die Nachzahlung wird trotzdem mit der Abrechnung fällig, solange Sie die verlangte Belegeinsicht gewähren. Korrekturen zu Lasten des Mieters sind nur bis zum Ende Ihrer eigenen Abrechnungsfrist möglich.

Stand: 20.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

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Sie haben die Nebenkostenabrechnung verschickt, und der Mieter antwortet mit einem Widerspruch. Manchmal ist es ein einziger Satz, manchmal eine Liste mit Fragen zu jeder Position. Dieser Ratgeber erklärt aus Sicht des Vermieters einer Eigentumswohnung, welche Fristen gelten, ob der Mieter trotzdem zahlen muss, wann Sie die Abrechnung noch korrigieren können und wie Sie sinnvoll antworten. Er bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Die Einwendungsfrist des Mieters

Das Gesetz spricht nicht von Widerspruch, sondern von Einwendungen. Der Mieter muss sie Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB).

Geht Ihre Abrechnung für 2025 dem Mieter im November 2026 zu, endet seine Frist also im November 2027. Ob am Tag, der dem Zugangsdatum entspricht, oder erst am Monatsende, lässt der Wortlaut offen. Rechnen Sie vorsichtshalber mit dem Monatsende. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf Ihrem Schreiben.

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen. Die Frist beginnt nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (BGH, Urteil vom 11.05.2016, VIII ZR 209/15, Rn. 17). Und selbst nach Fristablauf hat der Bundesgerichtshof dem Vermieter in jenem Fall verwehrt, sich auf den Ausschluss zu berufen: Die beigefügte Hausgeldabrechnung hatte Verwaltung, Instandhaltung und Rücklage selbst als nicht umlagefähig bezeichnet (Rn. 12).

Welche Form der Widerspruch braucht

Nach dem Wortlaut hat der Mieter seine Einwendungen „mitzuteilen“. Eine Schrift- oder Textform verlangt § 556 Abs. 3 BGB nicht. Auch ein Anruf oder ein Gespräch im Treppenhaus kann deshalb ein Einwand sein, nur lässt er sich später schwer belegen. Ob eine Klausel im Mietvertrag eine strengere Form wirksam vorschreiben kann, ist zweifelhaft, denn Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters, die von Absatz 3 abweichen, sind unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Wie genau der Mieter seinen Einwand begründen muss, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich. Notieren Sie sich mündliche Einwände mit Datum und bitten Sie den Mieter, sie per E-Mail oder Brief zu wiederholen.

Formelle und inhaltliche Einwände

Ordnen Sie jeden Einwand zuerst ein. Formell geht es darum, ob die Abrechnung die Mindestangaben enthält: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung des Anteils und Abzug der Vorauszahlungen. Inhaltlich geht es darum, ob die Zahlen und Posten stimmen. Ein anderer als der vereinbarte Schlüssel ist zum Beispiel nur ein inhaltlicher Fehler (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04).

Die Unterscheidung ist für Sie wichtig. Fehlt eine Mindestangabe und ist Ihre Abrechnungsfrist schon abgelaufen, ist die Nachforderung für die betroffenen Kosten meist verloren. Einen inhaltlichen Fehler können Sie dagegen beheben. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Formelle und inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Belegeinsicht und Zurückbehaltungsrecht

Oft verbindet der Mieter seinen Widerspruch mit dem Wunsch, die Rechnungen zu sehen. Darauf hat er Anspruch. Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung).

Diese Einsicht sollten Sie zügig ermöglichen. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ein Mieter Nachzahlungen nicht leisten muss, solange und soweit der Vermieter einem berechtigten Verlangen nach Belegvorlage nicht nachgekommen ist. Die Klage des Vermieters wurde als derzeit unbegründet abgewiesen (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17, Rn. 25 bis 28). Wie Sie bei einer Eigentumswohnung an die Belege kommen, zeigt der Ratgeber Belegeinsicht bei der vermieteten Eigentumswohnung.

Muss der Mieter trotz Widerspruch zahlen?

Die Nachzahlung wird grundsätzlich mit der Erteilung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Eine Frist zur Prüfung muss vorher nicht verstreichen (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05, Rn. 20, mit Verweis auf § 271 Abs. 1 BGB). Einen Aufschub allein wegen eines Widerspruchs sieht das Gesetz nicht vor. Soweit der Einwand berechtigt ist, schuldet der Mieter den betroffenen Betrag aber ohnehin nicht. Ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1 BGB kann ihm zustehen, solange Sie ihm keine Überprüfung der Abrechnung ermöglichen (Rn. 21).

Zahlt der Mieter nicht, kommt er in der Regel erst durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Was danach gilt und wann die Forderung verjährt, erklärt der Ratgeber Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung.

Umgekehrt verliert ein Mieter nichts, wenn er zunächst zahlt. Die vorbehaltlose Zahlung einer Nachforderung ist für sich genommen kein Schuldanerkenntnis, das spätere Rückforderungen während der Fristen ausschließt (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09, Rn. 18). Rechnen Sie also damit, dass ein Einwand auch nach Zahlungseingang noch kommen kann.

Die Abrechnung korrigieren: vor und nach dem 31. Dezember

Ob Sie nachbessern dürfen, hängt von Ihrer eigenen Abrechnungsfrist ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Für das Jahr 2025 endet diese Frist am 31. Dezember 2026.

Innerhalb der Frist können Sie eine Korrektur ohne Weiteres vornehmen, auch wenn sie zu Lasten des Mieters ausfällt (BGH, VIII ZR 296/09, Rn. 13). In jenem Fall hatte der Vermieter vergessenes Heizöl nachberechnet und dem Mieter die korrigierte Abrechnung noch vor Jahresende geschickt.

Nach Ablauf der Frist ist der Mieter vor Berichtigungen zu seinen Lasten weitgehend geschützt. Die Nachforderung darf nach einer späteren inhaltlichen Korrektur das Ergebnis der fristgerecht vorgelegten Abrechnung weder in den Einzelpositionen noch insgesamt überschreiten. Das gilt unabhängig vom Ausmaß der Abweichung und auch dann, wenn die erste Abrechnung mit einem Guthaben des Mieters endete (BGH, Urteil vom 12.12.2007, VIII ZR 190/06, Rn. 12 und 13). Korrekturen zugunsten des Mieters bleiben dagegen möglich, denn § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB schließt nur Nachforderungen aus.

Bemerken Sie beim Prüfen des Widerspruchs einen weiteren Fehler zu Ihren Lasten, lohnt sich deshalb ein Blick auf den Kalender.

Besonderheit Eigentumswohnung: Der Einwand trifft die WEG-Abrechnung

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung richtet sich der Widerspruch meist gegen Zahlen, die aus der Hausgeldabrechnung stammen. Mit dem Hinweis, die Eigentümer hätten die Abrechnung beschlossen, ist er nicht erledigt. Der Beschluss der Wohnungseigentümer entfaltet gegenüber einem Dritten wie dem Mieter keine Bindung. Ob Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, richtet sich nach Mietrecht und dem konkreten Mietvertrag (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15, Rn. 24 und 34).

Sie müssen die Zahlen also selbst belegen können. Als Wohnungseigentümer können Sie von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Fordern Sie beim Verwalter die Rechnungen zu den bestrittenen Positionen an. Stellt sich heraus, dass schon die Hausgeldabrechnung falsch ist, betrifft das auch Ihr Verhältnis zur Gemeinschaft. Eine Anfechtungsklage gegen den Beschluss muss allerdings innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden (§ 45 WEG). Worauf Sie bei der Prüfung achten, zeigt der Ratgeber Hausgeldabrechnung prüfen.

So gehen Sie vor

  1. Bestätigen Sie den Eingang des Widerspruchs und notieren Sie das Datum.
  2. Prüfen Sie, ob die Abrechnung die Mindestangaben enthält.
  3. Gehen Sie jeden inhaltlichen Einwand einzeln durch und vergleichen Sie ihn mit Mietvertrag, Hausgeldabrechnung und Belegen.
  4. Bieten Sie die Belegeinsicht an, am einfachsten als Scans oder PDF.
  5. Ist ein Einwand berechtigt, schicken Sie eine korrigierte Abrechnung oder schreiben Sie den Betrag gut.
  6. Ist er unbegründet, erklären Sie kurz, warum, und nennen Sie den Betrag, den Sie weiter verlangen.

Baustein für Ihre Antwort

Der folgende Text ist ein neutraler Baustein. Passen Sie ihn an Ihren Fall an.

Sehr geehrte Frau Muster,

vielen Dank für Ihre Nachricht vom 2. Dezember 2026 zur Nebenkostenabrechnung 2025. Ich habe Ihre Einwände geprüft.

Zur Position Wasser und Abwasser: Der Betrag stammt aus der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft und ist nach dem gemessenen Verbrauch Ihrer Wohnung verteilt. Die Rechnung des Versorgers und die Ablesewerte stelle ich Ihnen gern als PDF zur Verfügung. Sie können die Belege auch nach Absprache bei mir einsehen.

Zur Position Hausmeister haben Sie recht. Darin war die Reparatur der Haustür enthalten, die als Instandsetzung nicht umgelegt werden darf (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Ich habe die Abrechnung korrigiert. Die Nachzahlung verringert sich um 48,20 € auf 163,40 €.

Die korrigierte Abrechnung liegt bei. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 15. Januar 2027. Bei Fragen melden Sie sich gern.

Mit freundlichen Grüßen

Wenn Sie sich nicht einigen

Bleibt der Streit bestehen, holt sich der Mieter oft Rat bei einem Mieterverein. Auch Vermieter können sich an einen Eigentümerverband oder an eine anwaltliche Beratung wenden. Daneben gibt es Schlichtungs- und Gütestellen, die vor einem Gerichtsverfahren vermitteln. Eine offene Antwort mit Belegen löst die meisten Fälle aber schon vorher.

Mit dem Werkzeug auf der Startseite prüfen Sie, welche Posten Ihrer Einzelabrechnung umlagefähig sind, und berechnen den Anteil des Mieters neu.

Häufige Fragen

Wie lange darf der Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen?

Einwendungen muss der Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Die Frist beginnt nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (BGH, Urteil vom 11.05.2016, VIII ZR 209/15, Rn. 17).

Muss der Widerspruch schriftlich sein?

Das Gesetz verlangt nur, dass der Mieter Ihnen die Einwendungen mitteilt (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Eine Schrift- oder Textform schreibt es nicht vor. Eine E-Mail oder ein Brief ist für beide Seiten trotzdem sinnvoll, weil sich Zugang und Inhalt später belegen lassen.

Darf der Mieter die Nachzahlung wegen seines Widerspruchs zurückhalten?

Die Nachzahlung wird mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig, eine Prüffrist muss nicht verstreichen (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05, Rn. 20). Solange Sie aber einem berechtigten Verlangen nach Belegeinsicht nicht nachkommen, muss der Mieter nicht zahlen (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).

Verliert der Mieter seine Einwendungen, wenn er die Nachzahlung zunächst bezahlt?

Nein. Nach dem Bundesgerichtshof ist die vorbehaltlose Zahlung einer Nachforderung für sich genommen kein Schuldanerkenntnis, das spätere Rückforderungen während der Fristen ausschließt (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09, Rn. 18). Der Mieter kann also zahlen und innerhalb der zwölf Monate trotzdem Einwendungen erheben.

Kann ich die Abrechnung nach dem Widerspruch zu meinen Gunsten korrigieren?

Bis zum Ende Ihrer Abrechnungsfrist ja, auch wenn die Korrektur zu Lasten des Mieters ausfällt (BGH, VIII ZR 296/09, Rn. 13). Danach darf die Nachforderung das Ergebnis der fristgerecht erteilten Abrechnung weder in einzelnen Positionen noch insgesamt überschreiten, auch wenn diese mit einem Guthaben endete (BGH, Urteil vom 12.12.2007, VIII ZR 190/06, Rn. 12 und 13).

Quellen

Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit dem Werkzeug auf der Startseite. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Einzelfall hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

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