Hausgeld-Umlegen

Belegeinsicht bei der vermieteten Eigentumswohnung: So kommen Sie an die Unterlagen

Stand: 19.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Ihr Mieter hat die Nebenkostenabrechnung bekommen und möchte die Rechnungen dazu sehen. Sie selbst haben aber nur die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Die Verträge, Rechnungen und Kontoauszüge liegen beim Verwalter. Dieser Ratgeber erklärt, was der Mieter verlangen kann, wie Sie an die Unterlagen kommen und was passiert, wenn die Einsicht ausbleibt. Er bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung.

Was das Gesetz seit 2025 sagt

Seit dem 1. Januar 2025 steht das Einsichtsrecht ausdrücklich im Bürgerlichen Gesetzbuch. Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Er ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Eingefügt hat diesen Absatz das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (Art. 14 Nr. 5, BGBl. 2024 I Nr. 323). Es wurde am 29. Oktober 2024 verkündet und trat für diesen Teil am ersten Tag des folgenden Quartals in Kraft (Art. 74 Abs. 1), also am 1. Januar 2025. Der frühere Absatz 4, nach dem abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters unwirksam sind, ist seitdem Absatz 5.

Neu ist vor allem der zweite Satz. Ein Recht auf Belegeinsicht hatte der Mieter schon vorher. Der Bundesgerichtshof hat es aus der allgemeinen Pflicht zur Rechenschaft abgeleitet (§ 259 Abs. 1 BGB). Einen Anspruch auf Fotokopien hatte der Mieter preisfreien Wohnraums dagegen grundsätzlich nicht. In dem entschiedenen Fall genügte es, dass der Vermieter die Einsicht in seinen Büroräumen angeboten hatte (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Heute dürfen Sie dem Mieter stattdessen Scans oder PDF-Dateien zur Verfügung stellen. Ob der Mieter danach zusätzlich die Papieroriginale sehen darf, regelt der Wortlaut nicht ausdrücklich.

Welche Belege der Mieter sehen darf

Das Recht bezieht sich auf die Belege, die Ihrer Abrechnung zugrunde liegen. Für die vermietete Eigentumswohnung sind das im Wesentlichen die Unterlagen der Gemeinschaft zu den Kosten, die Sie umlegen:

  • Rechnungen und Verträge. Dazu gehören zum Beispiel die Rechnung des Wasserversorgers, der Grundsteuerbescheid, die Beitragsrechnung der Gebäudeversicherung oder der Vertrag mit dem Hausmeisterdienst.
  • Zahlungsbelege. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass sich das Einsichtsrecht auch auf die Zahlungsbelege erstreckt. Das gilt unabhängig davon, ob nach dem Abflussprinzip oder nach dem Leistungsprinzip abgerechnet wird (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19, Rn. 13 und 14).
  • Verbrauchsdaten anderer Wohnungen. Bei einer verbrauchsabhängigen Abrechnung darf der Mieter auch die Einzelverbrauchsdaten der anderen Nutzer einsehen, etwa um zu prüfen, ob der Gesamtverbrauch mit der Summe der Einzelwerte übereinstimmt (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17). Bei der Eigentumswohnung betrifft das vor allem die Heizkostenabrechnung des Messdienstes für das ganze Haus.

Ein besonderes Interesse muss der Mieter nicht darlegen. Es genügt sein allgemeines Interesse, die Abrechnung zu kontrollieren (BGH, VIII ZR 118/19, Rn. 13). Die Hausgeldabrechnung selbst können Sie gern mitgeben. Sie nennt aber vor allem Summen, und der Mieter wird die Rechnungen dahinter sehen wollen.

Ihr Weg zu den Unterlagen: § 18 Abs. 4 WEG

Die Belege gehören der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht Ihnen. Das Wohnungseigentumsgesetz gibt Ihnen deshalb ein eigenes Recht: Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Gemeint sind die Unterlagen der Verwaltung, also etwa Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge der Gemeinschaft.

Der Anspruch richtet sich gegen die Gemeinschaft und nicht gegen den Verwalter persönlich. Die Gemeinschaft wird aber durch den Verwalter vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG). Er ist deshalb Ihr Ansprechpartner. Viele Verwaltungen stellen Belege inzwischen in einem Eigentümerportal bereit. Fragen Sie vorher, ob der Verwalter für Kopien oder Scans ein Entgelt verlangt. Das hängt häufig vom Verwaltervertrag ab.

Planen Sie Zeit ein. Der Mieter darf Einwendungen gegen die Abrechnung noch bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Je früher Sie die Belege haben, desto schneller ist ein Streit ausgeräumt.

So gehen Sie praktisch vor

  1. Bestätigen Sie dem Mieter kurz, dass Sie sein Verlangen erhalten haben. Teilen Sie ihm mit, dass die Belege beim Verwalter liegen und Sie sie anfordern.
  2. Schreiben Sie dem Verwalter und berufen Sie sich auf § 18 Abs. 4 WEG. Nennen Sie das Abrechnungsjahr und die Kostenarten, die Sie umgelegt haben. Bitten Sie ausdrücklich auch um die Zahlungsbelege und um die Heizkostenabrechnung für das ganze Haus.
  3. Prüfen Sie die Unterlagen, bevor Sie sie weitergeben. Unterlagen ohne Bezug zur Abrechnung des Mieters gehören nicht dazu, etwa die Hausgeldabrechnungen anderer Eigentümer oder Belege zu Reparaturen, die Sie gar nicht umgelegt haben.
  4. Stellen Sie die Belege elektronisch bereit, zum Beispiel als PDF per E-Mail oder über einen Download-Link (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB). Ordnen Sie die Dateien nach den Posten Ihrer Abrechnung, damit der Mieter sie leicht findet.
  5. Wünscht der Mieter eine Einsicht vor Ort, können Sie einen Termin beim Verwalter vereinbaren, wenn dieser einverstanden ist.
  6. Halten Sie fest, wann Sie was übermittelt haben. Bewahren Sie die Belege zusammen mit Ihrer Abrechnung auf.

Eine Anfrage an den Verwalter kann so aussehen:

Betreff: Einsicht in Belege zur Jahresabrechnung [2025], Wohnung [Nr.]

Sehr geehrte Damen und Herren,

mein Mieter hat Einsicht in die Belege zur Betriebskostenabrechnung [2025] verlangt. Nach § 18 Abs. 4 WEG bitte ich um Einsicht in die Rechnungen und Zahlungsbelege zu folgenden Positionen der Jahresabrechnung: [Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Heizkosten]. Für die Heizkosten benötige ich die Gesamtabrechnung des Messdienstes für das Gebäude.

Am einfachsten wären Scans per E-Mail oder ein Zugang zum Eigentümerportal. Bitte teilen Sie mir mit, falls dafür Kosten anfallen.

Mit freundlichen Grüßen [Name, Anschrift, Wohnungsnummer]

Wenn die Einsicht ausbleibt

Bekommt der Mieter die Belege nicht, kann er die Nachzahlung verweigern. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ein Mieter zur Leistung von Betriebskostennachzahlungen nicht verpflichtet ist, solange und soweit der Vermieter einem berechtigten Verlangen nach Belegvorlage nicht nachgekommen ist (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17). Er stützt dieses vorübergehende Leistungsverweigerungsrecht auf Treu und Glauben (§ 242 BGB). Eine Klage auf die Nachzahlung wird in diesem Fall als derzeit unbegründet abgewiesen (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19, Rn. 11 und 12).

Für Sie heißt das: Solange der Verwalter die Unterlagen nicht liefert, warten Sie auf Ihr Geld. Das Problem liegt dann zwar bei der Verwaltung, gegenüber dem Mieter tragen aber Sie die Folgen. Erinnern Sie den Verwalter schriftlich und setzen Sie eine Frist. Hilft das nicht, kann der Verwaltungsbeirat vermitteln. Wollen Sie Ihren Anspruch aus § 18 Abs. 4 WEG gerichtlich durchsetzen, lassen Sie sich vorher beraten.

Vorsorgen statt nachfordern

Am wenigsten Ärger haben Sie, wenn Sie die Belege schon beim Erstellen der Abrechnung beisammen haben. Fordern Sie sie beim Verwalter an, sobald die Jahresabrechnung der Gemeinschaft vorliegt. Dann können Sie gleich prüfen, ob die Beträge stimmen und ob alle Posten umlagefähig sind. Wie Sie die Abrechnung für den Mieter aufbauen, steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung aus der Hausgeldabrechnung erstellen. Was gilt, wenn die Hausgeldabrechnung selbst auf sich warten lässt, erklärt der Ratgeber Hausgeldabrechnung kommt zu spät.

Achten Sie dabei auch auf Rechnungen, die ein anderes Jahr betreffen. Der Mieter sieht sie spätestens bei der Belegeinsicht. Wie Sie damit umgehen, lesen Sie im Ratgeber Periodenfremde Kosten in der Hausgeldabrechnung. Das Werkzeug auf der Startseite trennt umlagefähige und nicht umlagefähige Posten und hilft Ihnen, die Abrechnung nachvollziehbar zu gliedern.

Häufige Fragen

Muss ich dem Mieter Kopien der Belege schicken?

Eine Pflicht zu Papierkopien sieht das Gesetz nicht vor. Der Bundesgerichtshof hat 2006 entschieden, dass der Mieter preisfreien Wohnraums grundsätzlich keinen Anspruch auf Fotokopien hat (BGH, 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Sie die Belege aber elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB). Das ist für Sie meist der einfachste Weg.

Reicht es, wenn ich dem Mieter die Hausgeldabrechnung zeige?

Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Die Hausgeldabrechnung nennt vor allem Summen. Der Mieter darf die Belege einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen, und dazu gehören nach dem Bundesgerichtshof auch die Zahlungsbelege (BGH, 09.12.2020, VIII ZR 118/19). Fordern Sie deshalb die Rechnungen und Zahlungsnachweise beim Verwalter an.

Darf der Mieter die Nachzahlung zurückhalten, bis er die Belege gesehen hat?

Ja. Nach dem Bundesgerichtshof muss der Mieter eine Nachzahlung nicht leisten, solange und soweit der Vermieter einem berechtigten Verlangen nach Belegeinsicht nicht nachgekommen ist (BGH, 07.02.2018, VIII ZR 189/17). Eine Klage auf die Nachzahlung wird dann als derzeit unbegründet abgewiesen.

Was kann ich tun, wenn der Verwalter mir die Belege nicht gibt?

Als Wohnungseigentümer können Sie von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Erinnern Sie den Verwalter schriftlich und setzen Sie eine Frist. Bleibt er untätig, können Sie den Verwaltungsbeirat einschalten. Für ein gerichtliches Vorgehen sollten Sie sich beraten lassen.

Quellen

Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit dem Werkzeug auf der Startseite. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Einzelfall hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

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