Nebenkostenpauschale oder Vorauszahlung: Was ist für Vermieter besser?

Stand: 24.10.2026. Rechtsgrundlagen: BGB §§ 556, 556a, 560; HeizkostenV §§ 1, 2, 6, 7, 11, 12 (gesetze-im-internet.de).

Ob Pauschale oder Vorauszahlung, entscheidet der Mietvertrag. Das Gesetz lässt beides zu (§ 556 Abs. 2 BGB). Bei der Pauschale ist der Betrag fest und eine Abrechnung entfällt, bei Vorauszahlungen rechnen Sie jedes Jahr ab und fordern nach oder zahlen zurück. Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand ist der 24.10.2026.

Der Unterschied

Eine Pauschale ist ein fester Monatsbetrag für die Betriebskosten, den der Mieter zahlt, ganz gleich, wie hoch die Kosten tatsächlich ausfallen. Vorauszahlungen sind Abschläge auf die tatsächlichen Kosten. Danach rechnen Sie ab: Waren die Kosten höher, zahlt der Mieter nach, waren sie niedriger, bekommt er Geld zurück. Betriebskosten sind dabei die laufenden Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück oder durch den Gebrauch des Gebäudes entstehen (§ 556 Abs. 1 BGB). Was dazugehört, steht in der Liste der umlagefähigen Nebenkosten.

Die Angemessenheit verlangt das Gesetz nur für Vorauszahlungen. Für die Pauschale nennt § 556 Abs. 2 BGB keine solche Grenze.

Steht im Vertrag nur eine Miete, in der Betriebskosten ohne eigenen Betrag enthalten sein sollen, ist das eine Inklusivmiete und keine als Pauschale ausgewiesene Betriebskostenvereinbarung im Sinne von § 556 Abs. 2 BGB. Die folgenden Regeln gelten dafür nicht ohne Weiteres. Lassen Sie den Vertrag prüfen, bevor Sie etwas ändern.

Bei der Pauschale gibt es keine Abrechnung und keine Nachforderung

Bei einer Pauschale müssen Sie keine Abrechnung erstellen und keine Frist beachten. Die Pflicht, jährlich abzurechnen und die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen, gilt für die Vorauszahlungen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Sind die Kosten höher als die Pauschale, tragen Sie die Differenz selbst. Der Mieter muss nicht nachzahlen, und Sie können auch nicht auf eine Abrechnung ausweichen. Rechnen Sie dennoch Kosten ab, für die eine Pauschale vereinbart ist, bleiben diese Posten nach der Rechtsprechung unberücksichtigt, wenn der Mieter fristgerecht Einwendungen erhebt. Eine Nachforderung aus den übrigen Posten bleibt davon unberührt (BGH, Urteil vom 18.05.2011, VIII ZR 240/10, Rn. 14).

Die Pauschale erhöhen: nur bei Vorbehalt im Vertrag

Gestiegene Betriebskosten dürfen Sie bei einer Pauschale nicht einfach weitergeben. Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag die Erhöhung ausdrücklich vorsieht (§ 560 Abs. 1 Satz 1 BGB). Fehlt eine solche Klausel, können Sie die Pauschale bis zum Vertragsende nicht erhöhen, außer der Mieter stimmt zu.

Mit einer solchen Klausel im Vertrag gilt:

• Nur die Steigerung. Sie legen die Erhöhung der Betriebskosten anteilig auf den Mieter um (§ 560 Abs. 1 Satz 1 BGB). Eine Lücke, die schon bei Vertragsbeginn zwischen Pauschale und Kosten bestand, schließen Sie damit nicht.
• Textform mit Begründung. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn sie den Grund der Umlage bezeichnet und erläutert (§ 560 Abs. 1 Satz 2 BGB). Textform heißt: lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der Sie als Erklärender genannt sind, also zum Beispiel ein Brief oder eine E-Mail (§ 126b BGB). Nennen Sie die Kostenart, die alte und die neue Höhe und den Anteil des Mieters.
• Wirkung ab dem übernächsten Monat. Geht die Erklärung im Februar zu, gilt die neue Pauschale ab 1. April. Der Mieter schuldet den Mehrbetrag mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats (§ 560 Abs. 2 Satz 1 BGB).
• Rückwirkung nur in einem engen Fall. Haben sich die Kosten rückwirkend erhöht, wirkt die Erklärung auf den Zeitpunkt der Erhöhung zurück, höchstens aber auf den Beginn des Kalenderjahres vor der Erklärung. Das gilt nur, wenn Sie die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der Erhöhung abgeben (§ 560 Abs. 2 Satz 2 BGB).
• Wirtschaftlichkeit. Sie müssen bei Veränderungen der Betriebskosten den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 560 Abs. 5 BGB).

Sinken die Kosten, müssen Sie die Pauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabsetzen und dem Mieter die Ermäßigung unverzüglich mitteilen (§ 560 Abs. 3 BGB). Das gilt auch dann, wenn der Vertrag nichts dazu sagt. Eine Vereinbarung zum Nachteil des Mieters ist unwirksam (§ 560 Abs. 6 BGB).

Von der Pauschale auf Vorauszahlungen wechseln

Wer eine Pauschale im Vertrag hat und lieber abrechnen möchte, kann das im Grundsatz nicht einseitig ändern. Ein Vertrag lässt sich nur durch einen Vertrag ändern, soweit das Gesetz nichts anderes vorschreibt (§ 311 Abs. 1 BGB). Ein Recht des Vermieters, die ganze Pauschale auf Vorauszahlungen umzustellen, enthält § 556 BGB nicht. Das Anpassungsrecht nach einer Abrechnung (§ 560 Abs. 4 BGB) setzt bereits vereinbarte Vorauszahlungen voraus.

Ausnahme: erfasste Kosten. Bei Kosten, die tatsächlich erfasst werden, etwa Kaltwasser mit Wohnungszählern, können Sie den Umlagemaßstab auch ohne Zustimmung des Mieters wechseln. Auch wenn die Vertragsparteien etwas anderes vereinbart haben, können Sie durch Erklärung in Textform bestimmen, dass Betriebskosten künftig ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem erfassten Verbrauch oder der erfassten Verursachung Rechnung trägt (§ 556a Abs. 2 Satz 1 BGB). Für Grundsteuer, Versicherung oder Hausmeister gilt das nicht. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig (Satz 2). Sind die Kosten bisher in der Miete enthalten, müssen Sie die Miete entsprechend herabsetzen (Satz 3). Eine Vereinbarung, die dieses Recht zum Nachteil des Mieters einschränkt, ist unwirksam (§ 556a Abs. 4 BGB). Ob Sie auf diese Kosten auch Vorauszahlungen verlangen dürfen, regelt die Vorschrift nicht ausdrücklich. Klären Sie das im Zweifel mit dem Mieter.

Für alle übrigen Posten geht der Wechsel nur mit Zustimmung des Mieters. Halten Sie ihn in einem Nachtrag zum Mietvertrag fest, den beide unterschreiben. Darin stehen der neue Monatsbetrag der Vorauszahlung, der Beginn und der Hinweis, dass ab dann jährlich abgerechnet wird. Die Vorauszahlung muss angemessen sein (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB). Für den Mieter lohnt sich die Umstellung vor allem, wenn die Pauschale bisher über den tatsächlichen Kosten lag. Dann zahlt er künftig nur noch, was anfällt.

Stimmt der Mieter nicht zu, bleibt es für diese Posten bei der Pauschale. Bei einem neuen Mietvertrag, etwa nach einem Mieterwechsel, wählen Sie die Form frei.

Heizkosten: Pauschale meist nicht erlaubt

Für Heizung und Warmwasser dürfen Sie meist keine Pauschale ansetzen, denn hier gilt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie gilt für die Verteilung der Kosten zentraler Heizungs- und Warmwasseranlagen und der Lieferung von Wärme und Warmwasser auf die Nutzer (§ 1 Abs. 1 HeizkostenV). Wer eine Eigentumswohnung vermietet, steht im Verhältnis zum Mieter dem Gebäudeeigentümer gleich (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV).

Grundsatz. Der Gebäudeeigentümer muss den Verbrauch erfassen (§ 4 Abs. 1 HeizkostenV) und die Kosten auf dieser Grundlage verteilen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV). Bei der Heizung verteilen Sie mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch und den Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Die Vorschriften der Verordnung gehen abweichenden Vereinbarungen vor (§ 2 HeizkostenV). Der Bundesgerichtshof hat in einem Fall zur Bruttowarmmiete (einer Miete, in der Heizung und Warmwasser pauschal enthalten sind) ausgeführt, dass Vertragsgestaltungen, die für Heizung und Warmwasser unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch ein pauschales Entgelt vorsehen, zur Heizkostenverordnung in Widerspruch stehen. Die Bruttowarmmiete sei deshalb nicht anzuwenden, ihr Heizkostenanteil sei herauszurechnen und gegebenenfalls als Vorauszahlung auf die abzurechnenden Heiz- und Warmwasserkosten zu behandeln (BGH, Urteil vom 19.07.2006, VIII ZR 212/05, Rn. 9, 10 und 19). Entschieden hat das Gericht über eine Bruttowarmmiete. Dass für eine gesondert ausgewiesene Heizkostenpauschale dasselbe gilt, ist unsere Auslegung, die sich auf die allgemeine Aussage in Rn. 9 stützt.

Folge bei Verstoß. Rechnen Sie entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).

Ausnahme 1: Haus mit höchstens zwei Wohnungen, eine davon selbst bewohnt. Haben Sie in einem Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen, im Mietvertrag eine Heizkostenpauschale vereinbart, hindert Sie die Verordnung nicht daran. Dort gehen ihre Vorschriften abweichenden Vereinbarungen nicht vor (§ 2 HeizkostenV). Das trifft auf die klassische Einliegerwohnung im eigenen Haus zu, nicht auf eine Eigentumswohnung in einer größeren Anlage. Die Vorschrift nennt keinen Stichtag. Ziehen Sie aus oder verkaufen Sie das Haus, lassen Sie vorher prüfen, ob die Ausnahme noch gilt. Ob das Kürzungsrecht nach § 12 in diesem Fall greift, sagt die Verordnung nicht ausdrücklich. Mehr dazu steht im Ratgeber Heizkostenabrechnung im Zweifamilienhaus.

Ausnahme 2: § 11 HeizkostenV. Für die Versorgung mit Wärme gelten die §§ 3 bis 7 unter anderem nicht für folgende Räume: Räume in Gebäuden mit einem Heizwärmebedarf von weniger als 15 kWh/(m² · a); Räume, bei denen die Erfassung oder Verteilung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich ist; vor dem 1. Juli 1981 bezugsfertige Räume, in denen der Nutzer den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen kann; Alters- und Pflegeheime sowie Studenten- und Lehrlingsheime; Einzelfälle, in denen die nach Landesrecht zuständige Stelle von den Anforderungen befreit hat (§ 11 Abs. 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt das entsprechend (§ 11 Abs. 2 HeizkostenV). Die Ausnahmen sind eng gefasst. Unverhältnismäßig hoch sind die Kosten der Erfassung nur, wenn sie sich durch die Einsparungen, die in der Regel innerhalb von zehn Jahren erzielt werden können, nicht erwirtschaften lassen (§ 11 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b HeizkostenV). Wer sich auf § 11 stützen will, sollte die Voraussetzungen belegen können.

Praktische Folge. Eine mögliche Gestaltung trennt die Kosten: Pauschale für die kalten Betriebskosten, Vorauszahlungen für Heizung und Warmwasser mit jährlicher Abrechnung nach Verbrauch. Der Bundesgerichtshof hatte einen solchen Vertrag zu beurteilen (BGH, Urteil vom 18.05.2011, VIII ZR 240/10). Die Verordnung betrifft nur Wärme und Warmwasser. Für Kaltwasser, Müll, Versicherung und die übrigen Posten bleibt die Wahl zwischen Pauschale und Vorauszahlung frei, soweit keine andere Vorschrift entgegensteht (§ 556 Abs. 2 Satz 1 BGB). Wie die Heizkosten aus der Hausgeldabrechnung in die Mieterabrechnung kommen, steht im Ratgeber Heizkosten aus der Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen.

Rechenbeispiel (ausgedacht)

Sie vermieten eine Eigentumswohnung. Die kalten Betriebskosten für den Mieter, ohne Heizung, liegen im ersten Jahr bei 1.380,00 €, also bei 115,00 € im Monat. Im Vertrag steht eine Pauschale von 115,00 € mit Erhöhungsvorbehalt. Zum 1. Januar des zweiten Jahres steigen Versicherung und Grundsteuer so, dass die Kosten ab dann 130,00 € im Monat betragen. Im Januar erklären Sie die Erhöhung in Textform mit Grund und Zahlen.

Die Steigerung beträgt 15,00 € im Monat (130,00 € minus 115,00 €). Weil Sie im Januar erklären, wirkt die Erhöhung erst ab dem übernächsten Monat, also ab 1. März (§ 560 Abs. 2 Satz 1 BGB). Für Januar und Februar tragen Sie die 15,00 € im Monat selbst.

Bei der Pauschale entsteht die Lücke von 30,00 €, weil die Erhöhung erst zum 1. März wirkt. Bei den Vorauszahlungen holen Sie die 180,00 € zurück, müssen dafür aber die Abrechnung rechtzeitig zustellen. Für das Kalenderjahr 2025 endet die Frist am 31.12.2026 (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB, mehr dazu in Frist der Nebenkostenabrechnung).

Sinken die Kosten später um 60,00 € im Jahr, also um 5,00 € im Monat, müssten Sie die Pauschale von 130,00 € auf 125,00 € senken (§ 560 Abs. 3 BGB).

Was für wen eher passt

Das Gesetz gibt keine Empfehlung vor. Wägen Sie anhand dieser Punkte selbst ab, ein Rat für Ihren Fall sind sie nicht.

• Für die Pauschale spricht der geringe Aufwand. Wer eine Wohnung vermietet, deren Kosten sich kaum ändern, spart sich Abrechnung, Belegeinsicht durch den Mieter und Streit um einzelne Posten. Der Mieter weiß, was er zahlt. Das Risiko liegt bei Ihnen: Steigende Kosten tragen Sie, bis eine Erhöhung wirkt, und ohne Vorbehalt im Vertrag dauerhaft.
• Für die Vorauszahlung spricht die Kostensicherheit. Sie geben tatsächliche Kosten weiter, und der Mieter bekommt zu viel Gezahltes zurück. Dafür müssen Sie jährlich eine formal richtige Abrechnung zustellen. Versäumen Sie die Frist, entfällt die Nachforderung, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten, also nicht verschuldet (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Wer ohnehin jedes Jahr eine Hausgeldabrechnung bekommt, hat die Zahlen dafür bereits.
• Bei steigenden Kosten, etwa durch Grundsteuer, Versicherung oder Müllgebühren, wiegt das Risiko der Pauschale schwerer. Bei stabilen Kosten und kleiner Wohnung kann die Pauschale genügen.

Wollen Sie später wechseln, brauchen Sie wie oben beschrieben seine Zustimmung, außer für erfasste Kosten nach § 556a Abs. 2 BGB. Bei Streit um die Auslegung einer Klausel helfen Haus & Grund oder ein Anwalt für Mietrecht.

Was im Mietvertrag stehen sollte

Wer neu vermietet, kann die Weichen im Vertrag stellen. Prüfen Sie diese Punkte:

1. Steht klar, ob eine Pauschale oder Vorauszahlungen vereinbart sind, und mit welchem Betrag?
2. Bei Pauschale: Enthält der Vertrag einen Vorbehalt, dass Sie Erhöhungen der Betriebskosten umlegen dürfen (§ 560 Abs. 1 BGB)?
3. Bei Vorauszahlungen: Ist der Betrag angemessen, und ist der Umlageschlüssel (also die Verteilung der Kosten) geregelt? Ohne Regelung gilt der Maßstab nach § 556a BGB, bei einer vermieteten Eigentumswohnung grundsätzlich der Schlüssel der Gemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).
4. Sind Heizung und Warmwasser getrennt geregelt, mit Abrechnung nach Verbrauch?
5. Ist festgelegt, welche Kosten die Pauschale umfasst? Das vermeidet Streit, wenn später ein neuer Posten dazukommt.

Wenn Sie abrechnen

Haben Sie Vorauszahlungen vereinbart oder stellen Sie auf sie um, erstellen Sie jedes Jahr eine Abrechnung. Für eine Eigentumswohnung machen Sie sie mit dem Werkzeug auf der Startseite aus der Hausgeldabrechnung. Für das ganze Haus oder die Einliegerwohnung gibt es das Werkzeug Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Abrechnung und das Ergebnis sehen Sie kostenlos. Das fertige PDF kostet 14,90 € für die Eigentumswohnung und 19,90 € für Haus oder Einliegerwohnung.

Ergibt die Abrechnung eine Nachzahlung oder ein Guthaben, können Sie die Vorauszahlung für die Zukunft anpassen. Wie das geht, steht im Ratgeber Nebenkostenvorauszahlung anpassen. Zu Einliegerwohnungen gibt es den Ratgeber Nebenkostenabrechnung für die Einliegerwohnung.

Die Nebenkosten ändern Sie unabhängig von der Miete. Möchten Sie die Kaltmiete (die Miete ohne Nebenkosten) erhöhen, hilft der Mieterhöhungsrechner.

Häufige Fragen

Quellen

• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten (Absatz 2: Pauschale oder Vorauszahlung, Absatz 3: Abrechnung über Vorauszahlungen)
• § 556a BGB: Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten (Absatz 2: Umstellung auf erfassten Verbrauch durch Erklärung in Textform)
• § 560 BGB: Veränderungen von Betriebskosten (Absätze 1 bis 3: Pauschale, Absatz 4: Vorauszahlungen)
• § 311 BGB: Rechtsgeschäftliche und rechtsgeschäftsähnliche Schuldverhältnisse (Absatz 1: Änderung nur durch Vertrag)
• § 126b BGB: Textform
• § 1 HeizkostenV: Anwendungsbereich
• § 2 HeizkostenV: Vorrang vor rechtsgeschäftlichen Bestimmungen
• § 4 HeizkostenV: Pflicht zur Verbrauchserfassung
• § 6 HeizkostenV: Pflicht zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung
• § 7 HeizkostenV: Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme
• § 11 HeizkostenV: Ausnahmen
• § 12 HeizkostenV: Kürzungsrecht, Übergangsregelung
• BGH, Urteil vom 19.07.2006, VIII ZR 212/05 (Bruttowarmmiete und Vorrang der Heizkostenverordnung)
• BGH, Urteil vom 18.05.2011, VIII ZR 240/10 (Abrechnung von Kosten, für die eine Pauschale vereinbart ist)