Erhaltungsrücklage in der Hausgeldabrechnung: So halten Sie sie aus der Nebenkostenabrechnung heraus

Stand: 20.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

In fast jeder Hausgeldabrechnung ist die Rücklage einer der größten Posten. Dass der Mieter sie nicht bezahlt, wissen die meisten Vermieter. Schwieriger ist es, die Rücklage in der Abrechnung überhaupt zu finden, denn sie taucht oft an zwei Stellen auf: einmal als Zuführung und einmal als Entnahme. Dieser Ratgeber zeigt, woran Sie beides erkennen und wie Sie es aus der Nebenkostenabrechnung heraushalten. Er bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was die Erhaltungsrücklage ist

Die Eigentümergemeinschaft spart Geld an, um später Dach, Fassade, Heizung oder Leitungen instand zu setzen. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört ausdrücklich die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Bis zur Reform des Wohnungseigentumsgesetzes am 1. Dezember 2020 hieß sie Instandhaltungsrücklage. Beide Begriffe meinen dasselbe, und viele Verwalter verwenden den alten Namen bis heute.

Das Geld für die Rücklage zahlen Sie mit dem Hausgeld. Die Eigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen (§ 28 Abs. 1 WEG). Ein Teil Ihres monatlichen Hausgelds fließt also nicht in laufende Kosten, sondern auf das Rücklagenkonto der Gemeinschaft.

Warum der Mieter nichts davon zahlt

Der Mieter trägt nur Betriebskosten, und nur solche, die im Mietvertrag vereinbart sind (§ 556 Abs. 1 BGB). Betriebskosten sind Kosten, die durch das Eigentum oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch laufend entstehen. Ausdrücklich nicht dazu gehören die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Die Rücklage ist nichts anderes als Geld, das für genau diese Kosten zurückgelegt wird. Sie ist deshalb nicht umlagefähig.

Eine Klausel im Mietvertrag ändert daran nichts. Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters von § 556 Abs. 1 BGB abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Das gilt auch dann, wenn im Vertrag steht, der Mieter übernehme „das Hausgeld“ oder „alle Kosten laut WEG-Abrechnung“.

Wo die Rücklage in Ihren Unterlagen steht

Der Verwalter stellt drei Dokumente auf, in denen die Rücklage vorkommt. Im Wirtschaftsplan stehen die geplanten Vorschüsse für das kommende Jahr, also auch der Betrag, den Sie monatlich für die Rücklage zahlen (§ 28 Abs. 1 WEG). Die Jahresabrechnung rechnet nach Ablauf des Jahres über den Wirtschaftsplan ab und enthält die Einnahmen und Ausgaben (§ 28 Abs. 2 WEG). Der Vermögensbericht nennt schließlich den Stand der Rücklagen zum Jahresende (§ 28 Abs. 4 WEG).

Für Ihre Nebenkostenabrechnung zählt die Einzelabrechnung Ihrer Wohnung aus der Jahresabrechnung. Dort sind alle Kosten auf Ihre Einheit verteilt. Die Rücklage kann dort in zwei Formen auftauchen.

Zuführung und Entnahme: zwei Buchungen, eine Kasse

Die Zuführung ist das Geld, das in die Rücklage hineingeht. In der Einzelabrechnung steht sie meist als eigene Zeile, etwa „Zuführung Erhaltungsrücklage“, „Zuführung IHR“ oder „Rücklage Soll“. Der Betrag entspricht dem Anteil Ihrer Wohnung an der beschlossenen Zuführung. Er erhöht Ihre Abrechnungssumme, ohne dass dahinter eine Rechnung eines Handwerkers oder Versorgers steht.

Die Entnahme ist das Geld, das die Gemeinschaft aus der Rücklage herausnimmt, um eine Reparatur zu bezahlen. Verwalter stellen das unterschiedlich dar. Manche führen die Reparatur in der Einzelabrechnung als Kostenposten auf und schreiben direkt darunter eine Gutschrift „Entnahme aus Rücklage“ in gleicher Höhe. Andere zeigen die Entnahme nur in der Übersicht zur Entwicklung der Rücklage. Dann taucht die Reparatur in Ihrer Einzelabrechnung gar nicht als Kosten auf.

Zum früheren Recht hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass Zahlungen auf die Rücklage weder als Ausgabe noch als sonstige Kosten zu buchen sind. Sie gehören in eine eigene Darstellung der Rücklagenentwicklung (BGH, Urteil vom 04.12.2009, V ZR 44/09). In der Praxis finden Sie trotzdem häufig eine Zeile „Zuführung“ in der Einzelabrechnung. Für Ihre Nebenkostenabrechnung ist das gleichgültig, denn beide Buchungen bleiben außen vor.

Typische Bezeichnungen und ihre Behandlung:

Ein Rechenbeispiel (ausgedacht)

Ihre Wohnung hat 85/1.000 Miteigentumsanteile und war das ganze Jahr 2025 vermietet. Der Mietvertrag sieht die Umlage der unten genannten Betriebskosten vor. Die Gemeinschaft hat 11.000,00 € der Rücklage zugeführt und 8.400,00 € für eine Dachreparatur entnommen. Auf Ihre Wohnung entfallen davon 935,00 € und 714,00 €. Die Einzelabrechnung sieht so aus:

In die Abrechnung an den Mieter gehen 1.380,00 €. Zwei Fehler kommen in der Praxis häufig vor. Wer die Dachreparatur übernimmt und die Gutschrift übersieht, belastet den Mieter mit 714,00 € Instandsetzung. Wer umgekehrt die Gutschrift von den umlagefähigen Kosten abzieht, rechnet nur 666,00 € ab und verschenkt Geld. Richtig ist, beide Zeilen vollständig wegzulassen.

Und wenn Betriebskosten aus der Rücklage bezahlt werden?

Gelegentlich bezahlt eine Gemeinschaft auch laufende Kosten aus der Rücklage, etwa wenn das Girokonto knapp ist. Nach § 556 Abs. 1 BGB und § 1 BetrKV kommt es auf die Art der Kosten an, nicht darauf, von welchem Konto die Rechnung beglichen wurde. Eine Wasserrechnung bleibt eine Wasserrechnung. Lassen Sie sich in einem solchen Fall vom Verwalter genau aufschlüsseln, welche Rechnung wofür bezahlt wurde, und nehmen Sie nur die Rechnung selbst in die Abrechnung auf, nicht die Entnahme.

Die Rücklage und Ihre Steuer

Steuerlich ist die Rücklage ein eigenes Thema, und dieser Abschnitt ersetzt keine Steuerberatung. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass Zahlungen in die Erhaltungsrücklage im Zeitpunkt der Einzahlung noch keine Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung sind. Sie werden es erst, wenn die Gemeinschaft Mittel aus der Rücklage für Erhaltungsaufwendungen entnimmt. Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes von 2020 hat daran nach Auffassung des Gerichts nichts geändert (BFH, Urteil vom 14.01.2025, IX R 19/24).

Für Sie heißt das: Die Zuführung ist weder beim Mieter noch im selben Jahr in Ihrer Steuererklärung unterzubringen. Die Entnahme kann dagegen steuerlich eine Rolle spielen. Bewahren Sie deshalb die Übersicht zur Rücklagenentwicklung und den Vermögensbericht zusammen mit der Hausgeldabrechnung auf. Wie Hausgeld, Rücklage und Nebenkosten in der Anlage V erscheinen, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung der Eigentumswohnung in der Steuererklärung.

So gehen Sie vor

1. Suchen Sie in der Einzelabrechnung alle Zeilen, in denen Rücklage, Rückstellung, IHR oder Entnahme vorkommt.
2. Prüfen Sie, ob zu einer Reparatur eine Gutschrift aus der Rücklage gehört. Lassen Sie Reparatur und Gutschrift gemeinsam weg.
3. Übernehmen Sie nur Posten, die einer Nummer aus § 2 BetrKV entsprechen und im Mietvertrag vereinbart sind.
4. Gleichen Sie die Summe der umlagefähigen Kosten am Ende mit der Einzelabrechnung ab, damit keine Zeile doppelt oder gar nicht berücksichtigt ist.

Weitere Posten, die beim Eigentümer bleiben, erklärt der Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten in der Hausgeldabrechnung. Wird die Rücklage über eine Sonderumlage aufgefüllt, hilft der Ratgeber Sonderumlage der WEG auf den Mieter umlegen. Weil die Rücklage im Hausgeld steckt, eignet sich das Hausgeld auch nicht als Maßstab für die Vorauszahlung des Mieters. Mehr dazu steht im Ratgeber Nebenkostenvorauszahlung anpassen.

Das Werkzeug auf der Startseite erkennt Zeilen mit den Wörtern Rücklage oder Zuführung am Stichwort und setzt sie auf nicht umlagefähig, auch eine Gutschrift „Entnahme aus Rücklage“. Reparaturen ordnet es der Instandhaltung zu. Heißt eine Zeile bei Ihrem Verwalter anders, prüfen Sie die vorgeschlagene Kategorie und ändern Sie sie bei Bedarf von Hand.

Häufige Fragen

Quellen

• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten
• § 1 BetrKV: Betriebskosten (Absatz 2: Was nicht dazugehört)
• § 19 WEG: Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss (Absatz 2 Nr. 4: Erhaltungsrücklage)
• § 28 WEG: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
• BGH, Urteil vom 04.12.2009, V ZR 44/09 (Darstellung der Rücklage in der Jahresabrechnung, zum früheren WEG)
• BFH, Urteil vom 14.01.2025, IX R 19/24 (Zahlungen in die Erhaltungsrücklage keine sofort abziehbaren Werbungskosten)
• BFH, Pressemitteilung Nr. 010/25 vom 25.02.2025