Wann verjährt die Nebenkostenabrechnung? Abrechnungsfrist und Verjährung im Überblick

Stand: 23.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Eine Nebenkostenabrechnung verjährt nicht als Ganzes. Verjähren können die Zahlungsansprüche, die sich aus ihr ergeben, also Ihre Nachforderung und das Guthaben des Mieters. Daneben gibt es eine zweite Frist, die mit Verjährung nichts zu tun hat und oft damit verwechselt wird. Hier lesen Sie, wie beide zusammenspielen. Der Text gibt allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung.

Zwei Fristen im Vergleich

Die Abrechnungsfrist kommt zuerst. Sie wahren sie nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (also mit allen vorgeschriebenen Angaben), die dem Mieter rechtzeitig zugeht. Auf die inhaltliche Richtigkeit kommt es für die Frist nicht an (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04). Erst wenn Sie rechtzeitig abgerechnet haben, beginnt die Frage nach der Verjährung.

Die Abrechnungsfrist: zwölf Monate

Sie müssen dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Danach können Sie keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 endet die Frist am 31.12.2026. Wie Sie die Frist berechnen, steht im Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025.

Die Vorschrift schließt nur Nachforderungen des Vermieters aus (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04, unter II 4 c). Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen, auch wenn Sie zu spät abrechnen.

Die Verjährung: drei Jahre

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie als Gläubiger die Umstände kennen, die den Anspruch begründen (§ 199 Abs. 1 BGB). Schluss des Jahres heißt: Es zählt der 31.12., nicht der Tag, an dem Sie die Abrechnung verschickt haben.

Die Nachzahlung wird mit der Erteilung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Der Mieter bekommt keine zusätzliche Prüffrist, bevor Sie fordern dürfen (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05, Rn. 20). Der Bundesgerichtshof hat den Verjährungsbeginn so berechnet: Die Abrechnung für 2006 wurde am 31.08.2007 erteilt. Die dreijährige Frist begann deshalb am 31.12.2007 zu laufen und endete am 31.12.2010 (BGH, Versäumnisurteil vom 20.07.2016, VIII ZR 263/14, Rn. 13). Es zählt also das Jahr, in dem die Abrechnung erteilt wurde, nicht das Jahr, das sie abrechnet.

Die Verjährung endet also am 31.12. des dritten Jahres nach dem Jahr, in dem die Abrechnung erteilt wurde. Ebenso hat der Bundesgerichtshof im selben Urteil die Nachforderung aus der Abrechnung vom 03.11.2010 behandelt: Ihre Verjährungsfrist lief bis Ende 2013 (Rn. 23). In einer früheren Entscheidung hat er allerdings offen gelassen, ob die Nachforderung im Sinne des § 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB erst mit der Abrechnung entsteht (BGH, Urteil vom 12.12.2012, VIII ZR 264/12, Rn. 9). Planen Sie deshalb nicht mit dem letzten Tag, sondern setzen Sie eine offene Nachforderung deutlich früher durch.

Rechenbeispiel: Abrechnung 2025

Sie vermieten eine Eigentumswohnung und rechnen nach dem Kalenderjahr ab. Die Abrechnung für 2025 muss dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugehen. Geht sie ihm am 20.11.2026 zu, gilt Folgendes:

Das Ende der Verjährung ist dasselbe, wenn die Abrechnung irgendwann im Jahr 2026 zugeht, auch am 31.12.2026. Weitere Beispiele nach derselben Regel:

Die Verjährung spielt in der Praxis dort eine Rolle, wo Sie rechtzeitig abgerechnet haben und der Mieter nicht zahlt. Wer die Forderung jahrelang liegen lässt, verliert sie nach drei Jahren. Notieren Sie sich deshalb das Datum des Zugangs.

Was die Verjährung bewirkt

Nach Eintritt der Verjährung darf der Mieter die Zahlung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB). Hat er trotzdem gezahlt, kann er das Geld nicht zurückfordern, auch wenn er die Verjährung nicht kannte (§ 214 Abs. 2 BGB).

Aus der Kaution dürfen Sie eine verjährte Nachforderung nicht mehr decken. Der Bundesgerichtshof zählt Betriebskostennachforderungen aus Jahresabrechnungen zu den wiederkehrenden Leistungen, bei denen Sie sich nach der Verjährung nicht mehr aus der Kaution bezahlt machen dürfen (§ 216 Abs. 3 BGB; BGH, Versäumnisurteil vom 20.07.2016, VIII ZR 263/14). Setzen Sie eine Nachzahlung deshalb durch, solange sie noch nicht verjährt ist. Wie die Kautionsabrechnung aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Kautionsabrechnung Muster.

Verjährung hemmen

Die Verjährung hemmen Sie mit einer Klage oder mit einem Mahnbescheid, der dem Mieter zugestellt wird (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB). Hemmen heißt: Solange die Hemmung dauert, läuft die Frist nicht weiter, diese Zeit zählt nicht mit (§ 209 BGB). Die Hemmung endet sechs Monate nach der rechtskräftigen Entscheidung oder anderweitigen Beendigung des Verfahrens (§ 204 Abs. 2 Satz 1 BGB). Ein einfaches Mahnschreiben steht nicht in der Liste des § 204 Abs. 1 BGB. Zahlt der Mieter nicht und rückt das Ende der drei Jahre näher, sprechen Sie rechtzeitig mit Haus & Grund oder einem Anwalt.

Sonderfall: vorbehaltene Nachberechnung

Konnten Sie eine Position ohne eigenes Verschulden nicht rechtzeitig abrechnen, etwa weil die Grundsteuer rückwirkend neu festgesetzt wird, dürfen Sie sich die Nachberechnung dieser Position in der Abrechnung vorbehalten. Die Verjährung der daraus folgenden Forderung beginnt dann nicht vor Ihrer Kenntnis vom neuen Bescheid (BGH, Urteil vom 12.12.2012, VIII ZR 264/12). Die Nachberechnung muss alsbald nach Wegfall des Hindernisses folgen. Im entschiedenen Fall geschah das innerhalb von drei Monaten nach Erhalt des Grundsteuerbescheids (Rn. 11). Das ist eine Ausnahme für Positionen, die Sie nicht beeinflussen konnten, kein Weg, die Abrechnung offen zu halten.

Das Guthaben des Mieters

Auch das Guthaben verjährt in drei Jahren (§ 195 BGB). Es verfällt nicht nach zwölf Monaten, denn die Ausschlussfrist betrifft nur Ihre Nachforderungen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Anspruch des Mieters auf Erstattung einer Überzahlung wird wie Ihre Nachforderung grundsätzlich mit der Erteilung der Abrechnung fällig (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04, unter II 3 c). Gehen Sie deshalb davon aus, dass auch beim Guthaben das Jahr der Abrechnung zählt, und überweisen Sie es zeitnah. Rechnen Sie nicht fristgerecht ab und ist der Mieter ausgezogen, kann er sogleich die Vorauszahlungen vollständig zurückverlangen (ebenda, Leitsatz). Sein Rückforderungsanspruch wird dann nach dem Bundesgerichtshof schon fällig, wenn die Abrechnungsfrist erfolglos abgelaufen ist (ebenda, unter II 3 c). Wann diese Ansprüche verjähren, hat das Gericht dort nicht entschieden. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Zeit für Sie arbeitet.

Die Frist des Mieters für Einwendungen

Der Mieter muss Einwendungen (Beanstandungen) gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Das ist eine eigene Frist und keine Verjährung. Was Sie tun, wenn der Mieter widerspricht, steht im Ratgeber Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung.

Zugang beweisen

Bei beiden Fristen kommt es auf den Zugang an. Die Abrechnungsfrist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter noch innerhalb der Frist zugeht, die rechtzeitige Absendung genügt nicht (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08). Bei einem gewöhnlichen Brief spricht nach dem Bundesgerichtshof kein Anscheinsbeweis (keine Beweiserleichterung nach der Lebenserfahrung) dafür, dass er angekommen ist (Rn. 11 derselben Entscheidung). Ein Absendevermerk allein hilft Ihnen im Streit also wenig.

Sinnvoll sind Wege, die das Datum festhalten: die Übergabe gegen eine Empfangsbestätigung oder der Einwurf durch eine Person, die Datum und Inhalt der Sendung schriftlich festhält und im Streit als Zeuge aussagen kann. Eine Garantie für die Beweisführung ist das nicht. Zum Versand per E-Mail lesen Sie den Ratgeber Nebenkostenabrechnung per E-Mail.

Das sollten Sie tun

1. Rechnen Sie so rechtzeitig ab, dass die Abrechnung vor dem 31.12.2026 zugeht, und halten Sie den Zugang fest.
2. Notieren Sie das Datum des Zugangs und daraus das Ende der Verjährung.
3. Setzen Sie dem Mieter ein Zahlungsdatum und erinnern Sie ihn schriftlich. Dazu steht mehr im Ratgeber Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung.
4. Zahlt der Mieter nicht, handeln Sie lange vor dem Ende der drei Jahre, zum Beispiel mit einem Mahnbescheid.
5. Überweisen Sie ein Guthaben des Mieters zeitnah, auch wenn Sie zu spät abgerechnet haben.

Werkzeug für die Abrechnung

Für eine vermietete Eigentumswohnung rechnet das Werkzeug auf der Startseite die Abrechnung aus der Hausgeldabrechnung aus und zeigt die Frist an. Für ein Haus mit mehreren Mietparteien gibt es das Werkzeug Nebenkostenabrechnung erstellen. Beide sind Rechenhilfen, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Ergebnisse vor dem Versand.

Häufige Fragen

Quellen

• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten (Absatz 3: Abrechnung, Ausschlussfrist, Einwendungen)
• § 195 BGB: Regelmäßige Verjährungsfrist
• § 199 BGB: Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist und Verjährungshöchstfristen
• § 204 BGB: Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung
• § 209 BGB: Wirkung der Hemmung
• § 214 BGB: Wirkung der Verjährung
• § 216 BGB: Wirkung des Eintritts der Verjährung bei gesicherten Ansprüchen
• BGH, Versäumnisurteil vom 20.07.2016, VIII ZR 263/14 (Verjährungsbeginn bei abgerechneten Nachforderungen, Rn. 13 und 23; wiederkehrende Leistungen, Kaution)
• BGH, Urteil vom 12.12.2012, VIII ZR 264/12 (vorbehaltene Nachberechnung, Verjährung ab Kenntnis, Rn. 8, 9 und 11)
• BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08 (Zugang der Abrechnung innerhalb der Frist, Post als Erfüllungsgehilfe, Rn. 11)
• BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05 (Fälligkeit der Nachforderung mit der Abrechnung, Rn. 20)
• BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04 (Fälligkeit von Nachforderung und Guthaben unter II 3 c, Ausschlussfrist nur für Nachforderungen unter II 4 c)
• BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04 (Fristwahrung durch formell ordnungsgemäße Abrechnung)