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Kautionsabrechnung Muster für Vermieter: Aufbau, Beispielrechnung und Fristen

Kurz gesagt: In der Kautionsabrechnung ziehen Sie von der Kaution samt Zinsen Ihre Forderungen ab und zahlen den Rest aus. Jede Forderung nennen Sie einzeln mit Betrag und, wenn vorhanden, Beleg. Eine feste Frist gibt es nicht, Sie müssen aber nach Mietende in angemessener Zeit abrechnen. Für eine noch ausstehende Nebenkostenabrechnung dürfen Sie einen angemessenen Teil einbehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist.

Stand: 21.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

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Zum Werkzeug

Wenn ein Mietverhältnis endet, rechnen Sie als Vermieter über die Barkaution ab: Sie stellen das Guthaben samt Zinsen Ihren Forderungen gegenüber und zahlen den Rest aus. Ein Gesetz mit Formular dafür gibt es nicht. Dieser Ratgeber zeigt, welche Bausteine eine Kautionsabrechnung hat, wie die Rechnung mit Beispielzahlen aussieht und worauf bei Fristen und Aufrechnung zu achten ist. Er behandelt Wohnraum mit Barkaution und beendetem Mietverhältnis und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand ist der 21.10.2026.

So sieht das fertige Dokument aus: Muster-PDF mit Beispieldaten ansehen. Es ist ein Ansichtsmuster mit dem Aufdruck MUSTER und erfundenen Daten, kein Formular zum Ausfüllen. Ihre eigene Abrechnung rechnet das Werkzeug Kautionsabrechnung erstellen: Berechnung und Vorschau sind kostenlos, das fertige Schreiben als PDF kostet einmalig 7,90 €. Nur die Zinsen berechnen Sie kostenlos mit dem Mietkaution-Zinsrechner.

Was in eine Kautionsabrechnung gehört

Die Form ist frei, der Inhalt nicht beliebig. Der Bundesgerichtshof verlangt, dass sich der Vermieter nach dem Ende des Mietverhältnisses innerhalb angemessener Frist erklärt, ob und welche Ansprüche er gegen den Mieter erhebt. Mit dieser Erklärung ist die Kaution abgerechnet (BGH, Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17, Leitsatz a). Für eine ausdrückliche Abrechnung bietet sich der Aufbau an, den auch § 259 BGB für Rechnungen nennt: eine geordnete Zusammenstellung mit Belegen, soweit solche üblich sind.

  1. Kopf: Vermieter, Mieter (alle, die im Vertrag stehen), Mietobjekt, Mietbeginn, Mietende, Rückgabedatum und der Hinweis, dass es um ein Wohnraummietverhältnis geht.
  2. Kaution: Betrag, Einzahlungstermine, Kautionskonto. Zahlte der Mieter in Raten (§ 551 Abs. 2 BGB), zählt, was tatsächlich eingegangen ist.
  3. Zinsen: Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Kaution (§ 551 Abs. 3 BGB). Maßgeblich ist der Stand des Kautionskontos laut Bank. Gibt es keine Bankdaten, etwa weil die Kaution nicht angelegt war, ist eine Berechnung mit offengelegtem Zinssatz und Methode nur eine Näherung.
  4. Forderungen: Jede Forderung einzeln mit Bezeichnung, Zeitraum oder Datum, Betrag und Beleg. Der BGH stellt auf bestimmte und bezifferte Ansprüche ab.
  5. Aufrechnungserklärung: Sie erklären ausdrücklich, dass Sie mit diesen Forderungen gegen den Rückzahlungsanspruch aufrechnen. Die Erklärung ist unwirksam, wenn sie unter einer Bedingung oder Zeitbestimmung steht (§ 388 BGB).
  6. Einbehalt: Steht eine Betriebskostenabrechnung noch aus, führen Sie den Einbehalt als eigene Zeile mit Zeitraum, Betrag und der Zusage, den Rest nach der Abrechnung auszuzahlen.
  7. Vorbehalt: Sagen Sie, ob Sie weitere Ansprüche vorbehalten oder nicht (siehe unten).
  8. Ergebnis: Auszahlungsbetrag mit Zahlungsweg, oder eine Restforderung, wenn die Forderungen das Guthaben übersteigen.

Muster mit den Beispieldaten des Werkzeugs

Die Zahlen sind die Beispieldaten des Werkzeugs („Beispiel laden“) und wurden mit dessen Rechenbibliothek berechnet. Eine Wohnung, Mietbeginn 01.04.2021, Mietende und Rückgabe am 30.09.2026, Abrechnung am 15.10.2026. Die Nettokaltmiete betrug 700,00 €, die Kaution von 2.100,00 € (drei Monatsmieten, die Höchstgrenze nach § 551 Abs. 1 BGB) wurde am 01.04.2021 auf einem Kautionskonto angelegt.

Position Betrag
Kaution (Barkaution), eingezahlt am 01.04.2021 2.100,00 €
Zinsen vom 01.04.2021 bis 14.10.2026 (berechnet, siehe unten) 54,90 €
Kautionsguthaben einschließlich Zinsen 2.154,90 €
Forderung 1: Ersatz für nicht zurückgegebenen Schlüssel (Sonstige Forderung vom 30.09.2026), aufgerechnet -85,00 €
Einbehalt für die Betriebskostenabrechnung 01.01.2026 bis 30.09.2026, Abrechnung bis spätestens 30.09.2027 -300,00 €
Auszahlungsbetrag 1.769,90 €

Die Zinsen in diesem Beispiel sind keine Bankwerte. Das Werkzeug rechnet hilfsweise tagegenau mit den Jahresmitteln der Bundesbank-Zeitreihe für Einlagen privater Haushalte mit Kündigungsfrist bis drei Monate und schreibt die Zinsen jeweils zum 31.12. gut (Zinseszins). Das ist eine Näherung an den „für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz“ aus § 551 Abs. 3 BGB. Haben Sie ein Kautionskonto, tragen Sie besser den Kontostand laut Bank ein.

Jahr Zinstage Verzinster Betrag und Zinssatz Zinsen
2021 01.04. bis 31.12.: 275 von 365 2.100,00 € zu 0,09 % 1,42 €
2022 365 von 365 2.101,42 € zu 0,09 % 1,89 €
2023 365 von 365 2.103,31 € zu 0,46 % 9,68 €
2024 366 von 366 2.112,99 € zu 0,74 % 15,64 €
2025 365 von 365 2.128,63 € zu 0,68 % 14,47 €
2026 01.01. bis 14.10.: 287 von 365 2.143,10 € zu 0,70 % 11,80 €
Summe 54,90 €

Der Einbehalt von 300,00 € ist hier ein Betrag aus den Beispieldaten und kein Richtwert. Der Bundesgerichtshof nennt keine Faustregel für die Höhe.

Schäden und andere Forderungen aufrechnen

Mit Forderungen „aus dem beendeten Mietverhältnis“ dürfen Sie gegen den Kautionsanspruch aufrechnen, zum Beispiel mit Mietrückstand, einer Nachzahlung aus einer Betriebskostenabrechnung oder Schadensersatz. Ob eine Forderung besteht und durchsetzbar ist, ist eine Frage des Einzelfalls, die kein Muster beantwortet. Für die Abrechnung selbst gilt:

  • Einzeln und beziffert. Eine Sammelposition „Schäden pauschal“ lässt sich weder nachvollziehen noch aufrechnen. Nennen Sie je Schaden Ort, Datum der Feststellung, Betrag und, wenn vorhanden, Rechnung oder Kostenvoranschlag.
  • Ersatz in Geld. Bei Schadensersatz erklären Sie, dass Sie Geldersatz verlangen. Der BGH sieht das in der Aufrechnung in der Kautionsabrechnung regelmäßig schon konkludent (VIII ZR 184/23), ausdrücklich ist es klarer.
  • Streitige Forderungen. Nach dem Ende des Mietverhältnisses dürfen Sie auch mit streitigen Forderungen aufrechnen. Bestreitet der Mieter sie und klagt auf Rückzahlung, müssen Sie die Forderung darlegen und beweisen. Während des laufenden Mietverhältnisses dürfen Sie die Kaution wegen streitiger Forderungen dagegen nicht verwerten (BGH, Urteil vom 07.05.2014, VIII ZR 234/13).
  • Verjährung. Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB). Der Mieter muss die Verjährung einwenden. Zur Aufrechnung bei der Barkaution siehe die letzte Frage unten.

Einbehalt für ausstehende Nebenkosten

Die Kaution sichert auch Nachforderungen aus einer Betriebskostenabrechnung, die erst nach dem Auszug möglich ist. Der Vermieter darf deshalb die Kaution oder einen angemessenen Teil davon bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist einbehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist (BGH, VIII ZR 71/05, Rn. 11). Die Abrechnungsfrist endet zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Im Beispiel läuft der Zeitraum bis zum 30.09.2026, die Frist bis zum 30.09.2027. Ob Sie die volle Jahresfrist für den Einbehalt ausschöpfen dürfen, hat der BGH in dem Urteil nicht entschieden. Dort lagen zwischen dem Ende der Abrechnungsperiode und der Abrechnung sechs Monate.

Den Einbehalt weisen Sie als eigene Zeile aus. Er ist keine Aufrechnung. Sobald die Betriebskostenabrechnung vorliegt, zahlen Sie den nicht benötigten Rest aus. Wie diese Abrechnung aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung Eigentumswohnung: Aufbau und Muster, zur Frist der Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025 und zur Nachzahlung der Ratgeber Nachzahlung: Fälligkeit und Zahlungsfrist.

Fristen und Zugang

Eine feste gesetzliche Frist für die Kautionsabrechnung gibt es nicht. Der Gesetzgeber hat bewusst darauf verzichtet, weil sich nur im Einzelfall beurteilen lässt, welche Frist angemessen ist (BGH, VIII ZR 71/05, Rn. 10). Mit dem Zugang der Abrechnung beim Mieter wird die Rückzahlung der Kaution fällig, auch wenn der Vermieter streitige Forderungen aufführt (VIII ZR 141/17, Leitsatz c). Ein Schreiben wird erst mit Zugang wirksam (§ 130 Abs. 1 BGB). Wählen Sie deshalb eine Versandart, mit der Sie den Zugang belegen können, und notieren Sie das Datum.

Typische Fehler

  • Abrechnung ohne Vorbehalt, aber mit weiteren Ansprüchen im Kopf. Wer abrechnet und keinen Vorbehalt weiterer Ansprüche erklärt, bringt nach dem BGH zum Ausdruck, dass sich sein Verwertungsinteresse auf die aufgeführten Forderungen beschränkt (VIII ZR 141/17, Leitsatz b). Rechnen Sie nur dann ohne Vorbehalt ab, wenn Sie wirklich alle Forderungen aufgeführt haben. Eine spätere Nachforderung gegen die Kaution zu verwerten, wird sonst schwierig.
  • Unbezifferte oder unbelegte Forderungen. Ohne Betrag und erkennbaren Grund lässt sich nicht aufrechnen.
  • Bedingte Aufrechnung. „Falls die Reparatur teurer wird, rechne ich auch mit dem Mehrbetrag auf“ ist eine Bedingung (§ 388 BGB).
  • Zinsen vergessen. Das Guthaben besteht aus Kaution plus Zinsen. Fehlen die Zinsen, ist der Auszahlungsbetrag zu niedrig.
  • Kein Hinweis zur Steuer. Die Zinsen muss der Mieter versteuern. Die Bank stellt die Steuerbescheinigung je nach Kontoart auf den Mieter oder als Treuhandkonto aus, Sie geben sie an den Mieter weiter. Bei einem Sammelkonto gelten Besonderheiten (BMF-Schreiben vom 16.05.2025, Rn. 17 bis 20).
  • Kaution über drei Monatsmieten. Höher als das Dreifache der Monatsmiete ohne Betriebskosten darf die Sicherheit nicht sein, eine abweichende Vereinbarung zum Nachteil des Mieters ist unwirksam (§ 551 Abs. 1 und 4 BGB).

Was das Muster nicht abdeckt

Das Muster und das Werkzeug gelten für Wohnraum mit Barkaution nach beendetem Mietverhältnis. Bürgschaft, Kautionsversicherung, verpfändetes Sparbuch, Gewerbemiete, preisgebundener Wohnraum und Mietverträge vor 1983 sind nicht abgedeckt. Bei hohen Beträgen oder Streit lassen Sie die Abrechnung vor dem Versand von einem Rechtsanwalt oder einem Vermieterverband prüfen.

Häufige Fragen

Gibt es eine gesetzlich vorgeschriebene Form für die Kautionsabrechnung?

Nein. Das BGB gibt die Art und Weise der Abrechnung nicht vor. Der Bundesgerichtshof lässt auch eine Abrechnung durch schlüssiges Verhalten zu, etwa durch eine erklärte Aufrechnung. Wer ausdrücklich abrechnet, soll die Forderungen einzeln bezeichnen und der Kaution gegenüberstellen (BGH, Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17). § 259 BGB verlangt für eine Rechnung eine geordnete Zusammenstellung und Belege, soweit solche üblich sind.

Wie lange darf ich mit der Kautionsabrechnung warten?

Eine feste Frist gibt es nicht. Nach dem Ende des Mietverhältnisses haben Sie eine angemessene Frist, um sich zu erklären, ob und welche Ansprüche Sie gegen den Mieter erheben. Der BGH nennt sie nicht allgemein bestimmbar, sie hängt vom Einzelfall ab (VIII ZR 141/17, Leitsatz a; VIII ZR 71/05, Rn. 10). Die oft genannte Faustformel von drei bis sechs Monaten ist keine BGH-Rechtsprechung. Mit dem Zugang der Abrechnung beim Mieter wird die Rückzahlung fällig.

Darf ich einen Teil der Kaution wegen der Nebenkostenabrechnung einbehalten?

Ja, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist und noch nicht abgerechnet werden konnte. Der BGH hat es gebilligt, dass ein angemessener Teil der Kaution bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist einbehalten wird (Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05, Rn. 11). Im entschiedenen Fall waren es 450 Euro, die spätere Nachforderung betrug 263,33 Euro. Eine allgemeine Höhe nennt das Urteil nicht, deshalb gibt dieser Ratgeber keinen Betrag vor.

Muss ich der Mieterin oder dem Mieter die Zinsen auszahlen?

Ja. Sie müssen die Kaution bei einem Kreditinstitut anlegen, getrennt von Ihrem Vermögen. Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB). Nur bei Wohnraum in einem Studenten- oder Jugendwohnheim besteht keine Pflicht zur Verzinsung. Die Zinsen sind vom Mieter zu versteuern. Die Steuerbescheinigung der Bank geben Sie ihm weiter (BMF-Schreiben vom 16.05.2025, Rn. 17 bis 19).

Kann ich Schäden noch abrechnen, wenn seit der Rückgabe mehr als sechs Monate vergangen sind?

Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB). Der BGH hat aber entschieden, dass eine Barkautionsabrede typischerweise so auszulegen ist, dass die Aufrechnung in der Kautionsabrechnung daran nicht scheitert (Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23). Ob das in Ihrem Fall gilt, hängt vom Vertrag und den Umständen ab. Lassen Sie hohe Beträge rechtlich prüfen.

Quellen

Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit dem Werkzeug auf der Startseite. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Einzelfall hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

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